Everhour relie les heures de services RH au reporting, tandis qu'un modèle de facture clair garde la facturation client organisée.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Les équipes RH utilisent des factures pour le recrutement externalisé, l'administration RH, le support paie ou avantages sociaux, la formation, le travail de conformité et les projets de relations avec les employés. Un modèle utile transforme ce travail en un document que le client peut approuver sans demander une ventilation des services. Il doit indiquer qui a effectué le travail, la période couverte, la référence du projet ou de l'accord, les lignes de service, la base des honoraires, les conditions de paiement et le montant dû.
Le modèle est particulièrement utile pour le support RH récurrent et les missions mêlant plusieurs services. Un client peut avoir besoin d'un forfait mensuel pour du conseil en relations avec les employés, plus une ligne de recrutement séparée pour la présélection et les entretiens des candidats. Un autre peut avoir besoin d'une facture de formation à prix fixe avec les frais de déplacement remboursables listés uniquement lorsque l'accord client l'autorise. Une structure de facture claire garde ces catégories séparées.
Les livrables RH définis conviennent à la facturation au forfait. Une revue de politique, une mise à jour de manuel, une session de formation ou un projet de recrutement peuvent utiliser un prix convenu pour le livrable. La facture doit nommer le livrable, la période couverte, la référence du bon de commande ou du contrat s'il en existe une, ainsi que tout acompte ou solde dû. Cela donne au client une correspondance directe entre l'accord et le montant facturé.
Le travail de conseil RH variable convient à la facturation à l'heure de travail ou en régie. Cette facture doit inclure les heures, la catégorie de main-d'œuvre ou la personne, le taux et les coûts refacturés approuvés. Une ligne d'exemple peut indiquer : « Spécialiste du recrutement, présélection des candidats, 1er-15 mars, 12 heures à 85 $ par heure. » Le support RH sous contrat récurrent peut utiliser une ligne récurrente de niveau d'effort, comme une couverture mensuelle des relations avec les employés pour un montant fixe en dollars.
Les factures du secteur privé aux États-Unis ne suivent pas un formulaire de facture fédéral prescrit ni un régime national de facture VAT ou GST. Les factures soutiennent les dossiers commerciaux en indiquant les montants des transactions et les sources de recettes brutes. Le traitement de la sales and use tax dépend des règles de l'État et locales, du nexus, du type de service ou de produit et du lieu de vente, donc la ligne de taxe doit suivre l'enregistrement du vendeur et l'accord client.
Les dossiers d'identité du fournisseur comptent également. Pour les payeurs américains, le Form W-9 collecte le nom du fournisseur, le nom commercial, la classification fiscale fédérale, l'adresse et le numéro d'identification fiscale, et le fournisseur remet le formulaire rempli au demandeur. Le Form 1099-NEC s'applique généralement lorsqu'une entreprise américaine paie à un non-salarié au moins 600 $ pour des services au cours de l'année, tandis que les paiements par carte et certains paiements de réseau sont déclarés via le Form 1099-K.
Un modèle gratuit suffit pour une facture unique de conseil RH, une session de formation ponctuelle ou un petit projet de recrutement avec des honoraires simples. Il vous donne un document propre, des champs cohérents et un endroit pour indiquer net 30 ou une autre condition de paiement convenue. Il commence à montrer ses limites lorsque plusieurs personnes enregistrent du temps entre clients, tâches, catégories de main-d'œuvre et taux de facturation.
Un flux de travail géré convient aux équipes RH qui ont besoin de factures liées au temps approuvé, au reporting et à la transmission au client. Everhour Reporting fournit des rapports personnalisables avec plus de 45 colonnes, des filtres de métadonnées, le regroupement, les exports, l'envoi programmé par e-mail et des tableaux de bord pour la rentabilité des projets et les heures d'équipe. Cette couche de reporting aide les équipes RH à examiner le travail facturable avant la création des factures et à garder les dossiers alignés avec la facturation client.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture d'équipe RH doit inclure les noms du fournisseur et du client, la date et le numéro de facture, la période de service, la référence du contrat ou du projet, les postes de services, les taux ou forfaits, les coûts remboursables autorisés par l'accord, les conditions de paiement et les détails de règlement. Les lignes de service incluent couramment le recrutement, la présélection, les entretiens, le placement, la rémunération, les avantages sociaux, la formation ou le travail de relations avec les employés.
Le modèle de facturation doit correspondre à la mission. Les forfaits fonctionnent pour les livrables définis, comme une revue de politique ou une session de formation. La facturation à l'heure ou en régie fonctionne pour le travail de conseil variable qui nécessite des heures, des taux et des catégories de main-d'œuvre. Un contrat récurrent fonctionne pour le support RH récurrent sur une période indiquée avec un niveau d'effort convenu.
Les factures aux États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture VAT ou GST. Les obligations de sales and use tax sont imposées par les États et les juridictions locales. La taxabilité des services varie selon l'État et le type de service, donc une facture RH doit indiquer le traitement applicable de la taxe de vente uniquement lorsque la juridiction du vendeur, le nexus, le type de service et le statut d'enregistrement l'exigent.
La facture ne remplace pas le Form W-9 ni la déclaration Form 1099. Pour les payeurs américains, le Form W-9 collecte les informations d'identité fiscale du fournisseur et va au demandeur. Le Form 1099-NEC est généralement déposé pour chaque non-salarié payé au moins 600 $ pour des services au cours de l'année, sous réserve du mode de paiement et du canal de déclaration.
Un détail de service imprécis retarde le paiement parce que le client ne peut pas faire correspondre la charge au contrat, au bon de commande ou au travail approuvé. Une ligne vague comme « services de conseil RH » crée une revue supplémentaire. Une ligne plus solide nomme le service, la période, la personne ou la catégorie de main-d'œuvre, les heures le cas échéant, le taux ou le forfait, et la catégorie de coût remboursable.
Everhour Reporting permet aux équipes RH de créer des rapports avec plus de 45 colonnes, des filtres, le regroupement, des exports et l'envoi programmé par e-mail. Une équipe peut examiner le temps facturable par client, projet, membre, tâche, statut de facture et coût avant d'envoyer les détails de facturation pour approbation ou génération de facture.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures client. Les équipes peuvent sélectionner le temps non facturé, prévisualiser la ventilation, regrouper les lignes de facture par projet, tâche, personne ou date, et exporter les brouillons de facture vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Suivez le travail de services RH par client, examinez les détails facturables dans les rapports Everhour et créez des dossiers prêts pour la facturation avec Everhour Reporting.
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