Everhour transforme le travail facturable suivi en factures, ce qui permet aux petites entreprises d'obtenir une facturation plus propre sans reconstruire les relevés de temps à la main.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Les propriétaires de petites entreprises ont besoin de factures qui identifient la vente, expliquent le montant dû et donnent au client des instructions de paiement claires. Une facture pratique inclut le nom de votre entreprise, les informations du client, le numéro de facture, la date de facture, les postes, les conditions de paiement et les informations de destinataire du paiement. Les postes doivent indiquer les biens ou services vendus, la quantité, l'unité de mesure, le prix unitaire et le prix total de la ligne.
Les factures du secteur privé aux États-Unis ne suivent pas une loi fédérale unique sur le format des factures ni un régime national de facturation VAT/GST. Pour les dossiers fiscaux fédéraux, les factures servent de pièces justificatives qui aident à démontrer les revenus et les dépenses. Le format de votre facture peut s'adapter à votre entreprise, mais les dossiers doivent clairement justifier les recettes brutes, les déductions et les autres éléments fiscaux déclarés dans une déclaration.
Une entreprise de services facture généralement à l'heure, au projet, au jalon ou sous forme de forfait récurrent. Une entreprise de produits liste généralement les SKU ou descriptions d'articles, les quantités, les conditions d'expédition et tout frais distinct. Un atelier de réparation, une agence, un consultant ou un entrepreneur local doit souvent inclure à la fois la main-d'œuvre et les matériaux sur une même facture, avec suffisamment de détails pour que le client approuve le montant sans demander de remplacement.
Les conditions de paiement doivent correspondre à la relation client et à l'accord sous-jacent. Net 15 et net 30 sont des choix courants en entreprise, mais le contrat prévaut lorsqu'il existe. Pour les contrats fédéraux, les règles FAR définissent plus précisément les champs d'une facture conforme, notamment le nom et l'adresse du contractant, la date et le numéro de facture, les références du contrat ou de la commande, les descriptions, les quantités, les prix unitaires et totaux, les conditions de paiement, les coordonnées de paiement et les pièces justificatives requises.
La taxe de vente sur une facture de petite entreprise américaine dépend des règles des États et des collectivités locales, de l'imposabilité du produit ou du service, du nexus et du lieu de vente. Les États-Unis n'ont pas de taux national unique de taxe de vente ni de numéro d'enregistrement VAT/GST pour les factures ordinaires. L'État de Washington, par exemple, applique une part de taxe de vente d'État de 6,5 % plus une part locale qui varie selon la ville ou le comté.
L'imposabilité des services varie aussi selon l'État et le type de service. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains services ou frais de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services imposables. Une petite entreprise doit séparer la taxe du montant de la vente lorsque la taxe s'applique, conserver la facture avec les dossiers justificatifs et garder les dossiers aussi longtemps que nécessaire pour prouver les éléments de la déclaration fiscale.
Un outil de facturation gratuit fonctionne bien pour une vente ponctuelle, un premier client ou une facture mensuelle simple avec quelques postes. Il vous donne un document finalisé, un numéro de facture cohérent, des conditions de paiement et un total clair. C'est suffisant lorsque vous connaissez déjà les heures, les dépenses, le traitement fiscal et les informations client avant de commencer.
Un flux de travail géré devient préférable lorsque les factures dépendent du temps facturable suivi, des tarifs de projet, des dépenses, des approbations ou du transfert vers la comptabilité. Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable non facturé et les dépenses en factures, applique les tarifs de projet ou de membre, exclut les tâches non facturables et peut exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks sous forme de brouillons pour le suivi comptable.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Commencez par le nom du vendeur, le nom du client, le numéro de facture, la date de facture, la description du poste, la quantité, le prix unitaire, le total dû, les conditions de paiement et les coordonnées de paiement. Ajoutez les références de contrat, devis, bon de commande ou projet lorsque le client les utilise pour l'approbation. Les factures de contrats fédéraux exigent des champs plus spécifiques selon les règles FAR.
Un identifiant fiscal fédéral n'est pas un champ de facture universel dans le secteur privé aux États-Unis. Les entreprises fournissent généralement un Taxpayer Identification Number via le formulaire W-9 lorsqu'un payeur en a besoin pour la déclaration d'informations à l'IRS. Les factures de contrats fédéraux incluent un TIN uniquement lorsque les procédures de l'agence l'exigent.
Indiquez la taxe de vente séparément lorsque la vente est taxable et que vous êtes tenu de la collecter. Les règles des États et des collectivités locales déterminent le taux, le seuil de nexus et l'imposabilité du produit ou du service. La facture doit éviter un champ VAT ou GST sauf si la transaction relève réellement d'une juridiction qui utilise ces taxes.
Utilisez la condition de paiement convenue avec le client, comme paiement à réception, net 15 ou net 30. La condition doit apparaître à côté de la date d'échéance ou des instructions de paiement afin que le client voie immédiatement l'échéance. Pour la plupart des contrats fédéraux, le paiement est généralement dû 30 jours après la réception d'une facture conforme ou l'acceptation, selon la date la plus tardive.
Les factures destinées aux agences fédérales nécessitent une discipline plus stricte sur les champs que la plupart des factures de clients privés. Les règles FAR relatives aux factures conformes exigent des références de contrat ou de commande, des descriptions de postes, des quantités, des prix unitaires et totaux, des conditions d'expédition et de paiement, des informations de versement et les documents requis. Les paiements d'avancement pour la construction fédérale suivent généralement une norme d'échéance de 14 jours après qu'une demande de paiement conforme est parvenue au bureau de facturation.
Everhour Billing & Invoicing permet à une entreprise de sélectionner le temps et les dépenses non facturés, de prévisualiser la ventilation et de générer une facture à partir des tarifs facturables tout en excluant les tâches non facturables. Les données de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autre ventilation disponible avant export vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Everhour Reporting relie le temps enregistré, les budgets, les coûts, le statut des factures et les données de projet dans des rapports personnalisables. Un propriétaire de petite entreprise peut examiner le temps facturable, le temps non facturable, le coût de main-d'œuvre, le chiffre d'affaires, le bénéfice et le statut des factures dans une seule couche de reporting avant d'envoyer les dossiers à un client ou à un comptable.
Suivez le temps approuvé, les dépenses, les tarifs et le statut des factures dans Everhour afin que la facturation des petites entreprises passe de dossiers dispersés à un flux de travail de facturation répétable.
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