Everhour relie le temps de projet à la facturation, tandis que les factures des coordinateurs de projet nécessitent toujours un périmètre, des conditions et un traitement fiscal clairs.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Les coordinateurs de projet facturent couramment le travail lié aux budgets, calendriers, jalons, livrables, à la documentation, à la coordination des parties prenantes et à la gestion des ressources. La facture doit montrer au client à quel projet correspond le frais, quelle période ou quel jalon il couvre, et quel travail a été réalisé. Une ligne vague telle que « support projet » ralentit l'approbation, car elle ne donne au client aucun moyen de rapprocher le frais du plan de projet.
Une ligne plus claire indique : « Coordination des parties prenantes en mars, mises à jour hebdomadaires de statut et maintenance du registre des risques, 18 heures à 40 $ de l'heure. » Une ligne de jalon peut indiquer : « Package de documentation de la phase 2, livrable approuvé, forfait fixe de 1 200 $. » Utilisez la structure qui correspond au contrat, et non un modèle générique qui masque la base de facturation.
Une facture pratique inclut le nom et l'adresse de votre entreprise, le nom du client, le numéro de facture, la date de facture, la date d'échéance, les conditions de paiement, le nom du projet, la période de service, les descriptions des postes, les quantités ou heures, les tarifs, les totaux, les dépenses approuvées, les remises, les taxes le cas échéant et les instructions de paiement. Les factures du secteur privé aux États-Unis ne suivent pas un formulaire de facture fédéral prescrit, mais elles servent tout de même de pièces justificatives pour les registres de revenus et de dépenses.
La facturation des coordinateurs de projet commence souvent par une estimation, un acompte ou un plan de projet approuvé. Reportez ce contexte dans la facture avec un bon de commande, une référence à l'énoncé des travaux, le nom du jalon ou un code projet lorsque le client en utilise un. Les délais nets dépendent du contrat, et « Net 30 » signifie que le délai de paiement commence lorsque la facture est envoyée.
La facturation horaire et la facturation par jalon conviennent toutes deux au travail de coordination de projet. Les exemples de marketplaces montrent que les coordinateurs de projet facturent couramment à l'heure ou par jalon, avec des tarifs horaires médians déclarés de 25 $ à 45 $ de l'heure et des tarifs experts atteignant 45 $ à plus de 60 $ de l'heure. Les exemples de projets fixes vont couramment de 500 $ à 5 000 $ pour la documentation, le suivi de l'avancement, la coordination des parties prenantes, le reporting, la gestion des ressources et la gestion des tâches.
L'erreur courante consiste à mélanger les modèles de facturation sans les étiqueter. Si le contrat fixe un prix forfaitaire pour la documentation et facture la coordination des parties prenantes à l'heure, séparez ces lignes. Indiquez les dépenses remboursables séparément du travail. Ajoutez des conditions de frais de retard uniquement lorsque le contrat ou la politique les autorise, comme des frais fixes ou une charge en pourcentage après un nombre indiqué de jours de retard.
Une application de facturation gratuite suffit pour un client, un jalon ou une simple facture horaire que vous pouvez vérifier à partir de vos propres notes. Elle fonctionne bien lorsque le périmètre du projet est étroit, que le client n'a pas besoin d'un justificatif détaillé du temps et qu'aucun membre d'équipe ne saisit d'heures dans la même facture.
Un workflow géré convient mieux lorsque le temps de coordination facturable et non facturable doit être séparé par projet, tâche, personne ou client. Everhour prend en charge le statut de facturation du projet, les contrôles de non-facturation au niveau des tâches, les tarifs de tâche personnalisés, les exceptions de tarif par membre et les rapports d'administration pour le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Utilisez la facturation horaire lorsque le client approuve le temps consacré à la coordination, aux réunions, au reporting, à la documentation ou au suivi des ressources. Utilisez la facturation par jalon lorsque le contrat fixe le prix d'un livrable ou d'une phase définis, comme un package de documentation ou un plan de communication avec les parties prenantes. La facture doit refléter le périmètre approuvé afin que le client puisse relier le frais au travail.
Le nom du projet, la période de service, le nom du jalon, la référence du livrable, les heures ou le forfait fixe, le tarif, la date d'échéance et les conditions de paiement accélèrent la vérification. Ajoutez le bon de commande ou la référence à l'énoncé des travaux lorsque le client en utilise un. Une facture de coordinateur de projet doit relier chaque frais au calendrier du projet, aux livrables ou au travail avec les parties prenantes.
Le traitement de la taxe de vente aux États-Unis varie selon l'État, la juridiction locale, le type de service, le nexus et le lieu de vente. Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST. Un coordinateur de projet doit traiter l'enregistrement et la collecte de la taxe de vente comme des questions au niveau de l'État, en particulier pour les clients à distance ou les travaux mixtes de service et de livrable.
Le temps non facturable reste généralement hors de la facture destinée au client, sauf si le client exige un justificatif complet d'activité. La planification interne, les reprises hors périmètre, le temps administratif ou les réunions non approuvées peuvent tout de même figurer dans vos registres. Séparer le travail facturable du travail non facturable protège le total de la facture et vous donne une meilleure visibilité sur la marge du projet.
Une facture ne remplace pas le contrat, l'énoncé des travaux ou l'estimation approuvée. La facture demande le paiement d'un travail déjà réalisé ou facturé selon des conditions convenues. Utilisez la facture pour référencer le contrat, le jalon, les conditions de paiement, l'acompte et la politique de frais de retard au lieu d'essayer de reformuler l'accord complet.
Everhour permet aux administrateurs de définir le statut de facturation du projet, de marquer des tâches spécifiques comme non facturables, d'appliquer des tarifs de tâche personnalisés et d'utiliser des exceptions de tarif par membre. Les rapports peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût par membre ou par tâche, afin que les totaux de facture restent liés au travail de projet approuvé.
Suivez le travail de coordination de projet approuvé par client, projet, tâche et statut de facturation. Everhour transforme cette structure en factures et rapports de facturation plus propres.
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