Las firmas de contabilidad necesitan registros de tiempo listos para el cliente, y Everhour conecta las horas registradas con presupuestos, facturación e informes.
Introduzca la hora de entrada y de salida de cada día. Las horas extra y el salario bruto se calculan automáticamente.
| Día | Hora de entrada | Inicio del descanso | Fin del descanso | Descanso | Hora de salida | Total |
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La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
Establezca un presupuesto, asigne tarifas y reciba alertas antes de pasarse.
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Todos los informes que necesita — configurados a su manera, siempre actualizados.
Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Las firmas de contabilidad usan el seguimiento del tiempo para convertir el trabajo diario en registros que respaldan la facturación, la revisión de nóminas y la planificación interna. Una entrada útil nombra el cliente, proyecto o encargo, tarea, persona, fecha, tiempo dedicado y estado de facturación. Por ejemplo, una entrada de preparación fiscal debe separar la comunicación con el cliente de la preparación de la declaración cuando la firma cobra o revisa esas actividades de forma diferente.
Para los registros de nóminas de EE. UU., los empleadores cubiertos deben conservar registros precisos de los empleados cubiertos por las disposiciones de salario mínimo u horas extra de la FLSA, incluidas las horas trabajadas cada día laborable y el total de horas trabajadas cada semana laboral. La FLSA no exige un formulario o sistema específico de registro del tiempo. Una hoja de cálculo, temporizador, aplicación o tarjeta de tiempo puede servir si el registro es completo y preciso.
Las firmas de contabilidad necesitan una separación clara entre el trabajo facturable al cliente y el trabajo interno. Las entradas facturables suelen asociarse a un encargo de cliente, como contabilidad, asesoría, apoyo de auditoría, procesamiento de nóminas o preparación fiscal. Las entradas internas cubren formación, administración, contratación, reuniones que no se pueden facturar y operaciones de la firma. Esa separación mantiene las facturas más limpias y facilita la lectura de los informes de utilización.
Un buen registro semanal también conserva la vista de nóminas. Salvo exención, los empleados cubiertos deben recibir pago por horas extra por las horas trabajadas por encima de 40 en una semana laboral fija de 168 horas, a no menos de una vez y media la tarifa regular de pago. Las horas no pueden promediarse entre dos o más semanas laborales a efectos de horas extra de la FLSA. El trabajo en fines de semana o festivos no activa por sí solo el pago adicional federal.
Los registros de tiempo orientados al cliente necesitan suficiente detalle para explicar el trabajo sin exponer notas internas innecesarias. Use etiquetas de tarea que coincidan con el alcance del encargo, aplique tarifas de facturación en USD para clientes de EE. UU. y mantenga las descripciones objetivas. Una línea como "Cierre mensual, conciliación de cuenta operativa y revisión de partidas de excepción" se lee mejor que "trabajo administrativo" y da al cliente un motivo para aprobar el cargo.
Las firmas de contabilidad también necesitan disciplina de conservación. Los empleadores deben conservar los registros de nóminas durante al menos tres años y los registros básicos de tiempo e ingresos, como tarjetas u hojas diarias de hora de inicio y fin, durante al menos dos años. Los registros de tiempo suelen contener información personal de empleados, por lo que las empresas de EE. UU. deben recopilar solo la información necesaria, mantenerla segura y eliminarla de forma segura según la orientación de privacidad y seguridad de datos de la FTC.
Un total semanal puntual es suficiente para un autónomo que concilia una factura pequeña de cliente o para un socio que revisa un único encargo. Deja de ser suficiente cuando la firma necesita control presupuestario, historial de aprobaciones, límites recurrentes de cliente o una transferencia fiable a facturación y nóminas. En ese punto, las entradas de tiempo deben vivir en un flujo de trabajo gestionado.
Everhour Project Budgeting respalda ese flujo de trabajo con presupuestos basados en horas y en dinero, periodos presupuestarios recurrentes, alertas por correo electrónico de umbral y protección de presupuesto que puede detener temporizadores o impedir registros adicionales después de superar un presupuesto. Las firmas de contabilidad pueden usar presupuestos a nivel de cliente en varios proyectos, lo que encaja con retenedores y relaciones de asesoría continuas en las que el gasto total del cliente importa más que el total de una sola tarea.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Cada entrada debe identificar el cliente, proyecto o encargo, tarea, persona, fecha, tiempo dedicado y si el trabajo es facturable. La revisión de nóminas también necesita las horas trabajadas diarias y el total de horas trabajadas cada semana laboral para los empleados cubiertos por las disposiciones de salario mínimo u horas extra de la FLSA. Las notas deben explicar el servicio realizado sin añadir datos privados o innecesarios del empleado.
La entrada manual de tiempo funciona cuando el personal actualiza los registros a diario y los responsables los revisan antes de las facturas o la nómina. La reconstrucción al final de la semana crea registros más débiles porque las personas olvidan llamadas breves con clientes, revisiones internas y cambios de tarea. Los temporizadores reducen las lagunas de memoria, pero la firma sigue necesitando nombres de tareas claros, reglas de facturación y pasos de aprobación.
El seguimiento del tiempo registra el tiempo de trabajo frente a clientes, proyectos, tareas y periodos de pago. La supervisión de empleados suele significar observar la actividad del empleado más allá del registro de tiempo. Las obligaciones de privacidad de EE. UU. son sectoriales y dependen del estado, y los derechos de privacidad de California se extienden a las empresas cubiertas que manejan datos de empleados y solicitantes de empleo bajo la CCPA después de que las exenciones de datos de empleo expiraran el 31 de diciembre de 2022.
Para los empleados no exentos cubiertos por la FLSA, los registros del empleador deben mostrar las horas trabajadas cada día laborable y el total de horas trabajadas cada semana laboral. Salvo exención, los empleados cubiertos deben recibir pago por horas extra por las horas trabajadas por encima de 40 en una semana laboral fija de 168 horas a al menos 1,5 veces la tarifa regular. Las normas estatales de salarios y horas extra pueden añadir requisitos.
El mayor error de facturación es mezclar trabajo facturable de cliente con trabajo interno de la firma bajo nombres de tarea vagos. Eso crea facturas que los clientes cuestionan e informes que los socios no pueden usar. Separe los encargos de clientes, la administración no facturable y las horas de trabajo relevantes para nóminas en el nivel de entrada, luego revise la semana antes de que los datos de facturación pasen a una factura.
Everhour Project Budgeting permite a las firmas de contabilidad controlar presupuestos basados en horas o en dinero a medida que se registra el tiempo. Los equipos pueden establecer periodos presupuestarios recurrentes para trabajo continuo, usar alertas por correo electrónico de umbral y gestionar presupuestos a nivel de cliente en varios proyectos para retenedores o relaciones de asesoría.
Everhour funciona de forma independiente o dentro de herramientas de proyecto como Asana, ClickUp, GitHub, Linear, Jira, Monday, Notion, Trello y Basecamp. El personal puede usar temporizadores en directo o entradas manuales en tareas, y después el tiempo registrado fluye a informes, Timesheets, presupuestos, facturación y flujos de trabajo de facturas.
Registre las horas aprobadas frente a los presupuestos de cliente, revise el tiempo antes de las facturas y mantenga los encargos recurrentes bajo control con Everhour Project Budgeting.
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