Las firmas de consultoría facturan horas, retainers, hitos y gastos. Everhour mantiene organizado el trabajo facturable antes de emitir la factura.
Rellene sus datos, añada líneas de concepto y pulse Imprimir cuando esté listo.
| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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Las firmas de consultoría utilizan facturas para convertir un alcance acordado en una solicitud de pago que el cliente pueda aprobar. La factura debe identificar el proyecto, los datos del consultor y del cliente, el número de factura, la fecha de emisión, la fecha de vencimiento, los servicios desglosados, la cantidad u horas, el precio unitario, el subtotal, el impuesto aplicable, el total adeudado, las notas y las condiciones de pago. El resultado debe coincidir con el acuerdo de consultoría en lugar de introducir nuevos términos comerciales en el momento de la facturación.
La estructura cambia según el tipo de encargo. El trabajo por horas necesita horas facturables, tarifa y total de línea, a menudo respaldados por una hoja de horas. El trabajo con tarifa fija debe nombrar el entregable o la fase. Los retainers suelen facturar un importe mensual recurrente. Las facturas por hitos deben conectar el importe adeudado con la etapa completada. Los viajes, productos, servicios o costes in situ reembolsables deben figurar en líneas separadas con la documentación exigida por el acuerdo.
Las firmas de consultoría no facturan todas de la misma forma. Un estudio de Consulting Success de 2023 sobre casi 1.000 consultores descubrió que el 30 % utilizaba tarifas basadas en proyectos, el 29 % facturación por horas, el 16 % retainers mensuales, el 15 % precios basados en el valor y el 10 % tarifas diarias. Su factura debe dejar claro el modelo seleccionado, porque el proceso de aprobación del cliente sigue el modelo de la propuesta.
Una línea práctica por horas puede decir: Preparación del taller de estrategia, 6 horas a 175 $, total de línea 1.050 $. Una línea de tarifa fija puede decir: Evaluación de mercado de la fase 1, tarifa fija 4.500 $. Una línea de retainer puede decir: Retainer de asesoramiento de junio, 3.000 $. Cada formato responde a la misma pregunta del cliente: ¿qué servicio acordado produjo este importe adeudado?
Estados Unidos no tiene un régimen nacional de facturas con IVA o GST ni un formulario federal prescrito para facturas del sector privado. Para las firmas de consultoría ordinarias, el contenido de la factura es principalmente una cuestión de mantenimiento de registros y contrato. La Publicación 583 del IRS trata las facturas como documentos justificativos que muestran transacciones comerciales y fuentes de ingresos brutos, por lo que los registros de facturas limpios importan incluso cuando no se aplica una plantilla federal.
El impuesto sobre ventas y uso depende de las normas estatales y locales, el nexo, el tipo de servicio y el lugar de venta. La tributación de los servicios varía por estado: California generalmente grava las ventas minoristas de bienes personales tangibles y solo algunos cargos por servicios o mano de obra, mientras que Texas define 16 categorías amplias de servicios sujetos a impuestos. Los cargos por demora, los métodos de pago y los depósitos también necesitan respaldo contractual, porque los acuerdos de consultoría suelen definir esos términos antes de que empiece la facturación.
Una factura gratuita funciona para un proyecto de consultoría único, un pequeño entregable de tarifa fija o un cliente que solo necesita un PDF con términos claros. También funciona cuando usted ya tiene la hoja de horas, los recibos de gastos, las notas de aprobación, el tratamiento fiscal y las condiciones de pago organizados en otro lugar. El riesgo empieza cuando cada factura requiere una reconstrucción manual a partir de chats, hojas de cálculo, entradas de calendario y notas de proyecto.
Las firmas de consultoría necesitan un flujo de trabajo gestionado cuando el tiempo facturable y no facturable afecta a los ingresos, los márgenes y la confianza del cliente. Everhour admite tiempo facturable y no facturable mediante el estado de facturación del proyecto, controles de tareas no facturables a nivel de tarea, tarifas de tarea personalizadas, excepciones de tarifa por miembro e informes de administración para tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste. Eso da a las firmas un registro detrás de la factura, especialmente en encargos por horas, con retainer y de alcance mixto.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Una factura de consultoría debe incluir el nombre del proyecto, los datos del consultor y del cliente, un número de factura único, la fecha de emisión, la fecha de vencimiento, los servicios desglosados, la cantidad u horas facturables, el precio unitario, el subtotal, el impuesto aplicable, el total adeudado, las notas y las condiciones de pago. Los gastos reembolsables deben aparecer separados de los honorarios por servicios y seguir las normas de documentación del acuerdo de consultoría.
El trabajo de consultoría por horas debe mostrar el servicio realizado, las horas facturables, la tarifa por hora y el total de línea. Muchos consultores adjuntan o conservan una hoja de horas para respaldar las horas facturadas. La factura debe separar el trabajo interno no facturable del trabajo facturable aprobado por el cliente, especialmente cuando el mismo proyecto incluye investigación, reuniones, revisiones y tiempo administrativo.
Una factura puede incluir un retainer y trabajo adicional si el acuerdo lo permite y las líneas permanecen separadas. La línea de retainer debe mostrar la tarifa recurrente o el periodo cubierto. El trabajo adicional debe hacer referencia a la aprobación por escrito, la estimación o el proceso de cambio, y luego aplicar la tarifa acordada o el importe fijo de la propuesta o el acuerdo.
Las facturas de consultoría no siempre necesitan impuesto sobre ventas. Estados Unidos tiene impuestos estatales y locales sobre ventas y uso en lugar de un régimen nacional de facturas con IVA o GST. El tratamiento fiscal depende del nexo, las normas estatales y locales, el tipo de servicio y dónde se atribuye la venta. La factura debe mostrar el impuesto solo cuando se aplique.
El cuestionamiento más común procede de una facturación que no coincide con la propuesta o el acuerdo. Un cliente puede disputar líneas vagas, horas sin respaldo, gastos no aprobados, nuevos cargos por demora o trabajo fuera de alcance sin aprobación por escrito. Las facturas sólidas conectan cada cargo con el alcance acordado, el modelo de precios, las reglas de gastos y las condiciones de pago.
Everhour permite a los administradores establecer el estado de facturación a nivel de proyecto, marcar tareas específicas como no facturables, usar tarifas de tarea personalizadas y establecer excepciones de tarifa por miembro. Los informes pueden mostrar tiempo facturable, tiempo no facturable, importe facturable y coste, de modo que las firmas de consultoría puedan revisar el trabajo listo para facturar antes de facturar al cliente.
Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable no facturado y los gastos en facturas de cliente, utilizando tarifas de proyecto o de miembro y excluyendo el trabajo no facturable. Las líneas de factura se pueden agrupar por proyecto, tarea, persona, fecha u otro desglose disponible, y luego exportarse a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks.
Haga seguimiento del trabajo facturable aprobado por cliente y proyecto, luego use Everhour para separar el tiempo no facturable, revisar importes y producir facturas de consultoría más limpias.
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