Everhour convierte el trabajo facturable registrado en registros listos para facturar, mientras que las facturas de Estados Unidos siguen necesitando datos comerciales completos.
Rellene sus datos, añada líneas de concepto y pulse Imprimir cuando esté listo.
| Descripción | Cant. | Tarifa | Impuesto | Importe |
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La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Utilice esta página cuando ya tenga tiempo facturable y necesite convertirlo en una factura dirigida al cliente. La tarea práctica consiste en pasar de entradas de tiempo a un documento que muestre quién realizó el trabajo, a qué proyecto o tarea pertenece, la tarifa de facturación, el importe adeudado y las condiciones de pago. Una factura clara da al cliente suficiente detalle para aprobar el cargo sin reabrir cada hoja de horas.
Una factura por horas facturables debe mantenerse separada de un recibo, una estimación y un presupuesto. Una factura solicita el pago por trabajo entregado. Un recibo demuestra el pago recibido. Una estimación da una expectativa de precio antes del trabajo, y un presupuesto da una oferta previa al trabajo más firme. Mezclar esos documentos crea fricción en la aprobación porque el cliente no puede saber si el importe es propuesto, adeudado o ya pagado.
Empiece con los nombres del vendedor y del comprador, el número de factura, la fecha de emisión, la fecha de vencimiento, las partidas, el subtotal, la línea de impuesto si corresponde, el total adeudado, las condiciones de pago y los datos de destinatario del pago. Para la facturación basada en tiempo, cada partida necesita una descripción clara del servicio, fecha o periodo, cantidad en horas, tarifa e importe ampliado. Ejemplo: "Soporte de sitio web, 1-15 de marzo, 12,5 horas × 90 $, 1.125 $."
Mantenga los registros de origen detrás de la factura. La IRS Publication 583 enumera las facturas entre los documentos justificativos que registran transacciones empresariales y muestran los importes y las fuentes de los ingresos brutos. Las empresas del sector privado de Estados Unidos no siguen un único formulario federal de factura prescrito para facturas ordinarias, pero la factura aun así tiene que respaldar ingresos, gastos, aprobación del cliente y condiciones contractuales.
El principal error es tratar cada hora registrada como facturable. Las llamadas con clientes, el trabajo de producción, las revisiones dentro del alcance, la administración interna, el seguimiento comercial y el retrabajo pueden tener un tratamiento de facturación diferente según el contrato o la política del proyecto. Marque el estado facturable antes de preparar los totales, no después de redactar la factura, porque las exclusiones tardías dejan huecos que los clientes cuestionan.
El impuesto sobre ventas también necesita una decisión antes de enviar la factura. Estados Unidos no utiliza un régimen nacional de facturas de IVA o GST. Las normas estatales y locales de impuesto sobre ventas y uso controlan la obligación, y las tarifas dependen de jurisdicciones estatales y locales. La tributación de los servicios también varía según el estado y el tipo de servicio, por lo que una factura basada en tiempo no debe aplicar una regla fiscal genérica a todos los clientes.
Una herramienta de factura puntual es suficiente cuando usted tiene un conjunto pequeño de horas aprobadas, un cliente, una tarifa y ninguna necesidad de reutilizar los mismos registros más adelante. Puede producir un PDF terminado con partidas, condiciones y datos de pago. Mantenga la hoja de horas, el contrato y la decisión fiscal junto con la factura para que el documento tenga respaldo si el cliente pide documentación adicional.
Un flujo de trabajo gestionado encaja con facturación recurrente, múltiples proyectos, tarifas mixtas, gastos, descuentos y tareas no facturables. Everhour Billing & Invoicing convierte el tiempo facturable registrado y los gastos en facturas, calcula importes a partir de tarifas, excluye el trabajo no facturable y evita que el tiempo facturado vuelva a aparecer en una factura posterior. Eso importa cuando la factura necesita coincidir con informes, ajustes de cliente y exportaciones contables.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Agrupe las horas aprobadas según la estructura que el cliente espera, como proyecto, tarea, persona o periodo de facturación. Cada línea debe mostrar la descripción del servicio, el número de horas, la tarifa y el importe ampliado. Añada un subtotal, una línea de impuesto solo cuando corresponda, el total adeudado, las condiciones de pago y los datos de remesa.
El tiempo no facturable no debe aumentar el importe adeudado. Algunos clientes quieren ver el trabajo no facturable por transparencia, pero pertenece a un informe de respaldo o a una nota de importe cero solo cuando el contrato o el proceso de aprobación lo exige. El total de la factura debe reflejar horas facturables, gastos facturables, descuentos, impuesto aplicable y el importe final adeudado.
La factura debe vincularse a entradas de tiempo aprobadas, registros de proyecto o tarea, acuerdos de tarifas, recibos de gastos y el contrato del cliente o declaración de trabajo. Esos registros explican el importe facturado si el cliente cuestiona una partida. También respaldan el mantenimiento de registros empresariales porque las facturas documentan transacciones y muestran importes y fuentes de ingresos brutos.
El tratamiento del impuesto sobre ventas depende de las normas estatales y locales, el nexus, el producto o servicio vendido y dónde se produce la venta. Estados Unidos no tiene un régimen nacional de facturas de IVA o GST. Algunos servicios son imponibles en algunos estados y no en otros, por lo que la factura debe mostrar impuesto solo después de haber comprobado las normas estatales y locales aplicables.
Las facturas de contratación federal necesitan una revisión más minuciosa. FAR 32.905 define una factura correcta con campos como nombre y dirección del contratista, fecha y número de factura, referencias de contrato u orden, descripciones, cantidades, precios unitarios y ampliados, condiciones de pago, datos de remesa y TIN o datos bancarios EFT cuando los procedimientos de la agencia los requieren. FAR 32.904 generalmente usa un estándar de plazo de pago de 30 días para la mayoría de los pagos de facturas de contratos federales.
Everhour Billing & Invoicing permite a los equipos seleccionar tiempo y gastos no facturados, previsualizar el desglose y generar una factura a partir del trabajo facturable registrado. Calcula importes de factura a partir de tarifas, tiempo y gastos facturables mientras excluye tareas no facturables, y luego marca el tiempo facturado para que las mismas horas no vuelvan a aparecer.
Everhour puede exportar facturas a QuickBooks Online, Xero o FreshBooks como borradores gestionados en la herramienta contable. El estado, número, fecha de emisión e importe de la factura se sincronizan de vuelta con Everhour, de modo que los informes de proyecto y facturación permanecen conectados al registro de factura.
Registre horas aprobadas, gastos y tarifas en un solo flujo de trabajo de facturación. Everhour convierte el trabajo no facturado en facturas para clientes y mantiene el estado de factura conectado con los informes de proyecto.
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