Everhour registra el tiempo de proyecto frente a la capacidad, mientras que esta página explica cómo convertir la disponibilidad en una cifra de dotación de personal.
Mida la utilización facturable frente a la capacidad total y vea exactamente cuántas horas deja sobre la mesa cada periodo.
Horas de trabajo en este periodo
Media del sector para agencias: 75 a 85 %
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Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
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Un cálculo de capacidad responde a una pregunta práctica de planificación: ¿tiene el equipo suficientes horas disponibles para el trabajo ya comprometido? El resultado básico es la capacidad disponible, la demanda planificada y la brecha entre ambas. Una brecha positiva significa que el equipo tiene margen. Una brecha negativa significa que el responsable debe mover trabajo, añadir personas, reducir el alcance o cambiar la fecha de entrega.
Para equipos de EE. UU., la referencia semanal suele partir de la capacidad definida por el empleador. La FLSA no define el empleo a tiempo completo ni a tiempo parcial, aunque las normas federales sobre horas extra exigen que los empleados no exentos cubiertos reciban pago de horas extra por las horas trabajadas por encima de 40 en una semana laboral fija de 168 horas. Por eso muchas empresas usan 40 horas como referencia semanal bruta de planificación.
Empiece con la capacidad bruta y después reste las horas que no deberían estar disponibles para trabajo de proyecto. La fórmula es: personas multiplicadas por capacidad semanal, menos PTO, festivos, permisos no remunerados y obligaciones planificadas no relacionadas con proyectos. Después compare el trabajo planificado con la capacidad restante: demanda planificada dividida por capacidad disponible es igual a utilización planificada.
Ejemplo: un equipo de 5 personas usa una referencia semanal de 40 horas, lo que da 200 horas brutas. Una persona tiene 8 horas de PTO, otra tiene 8 horas de tiempo festivo según la política de la empresa, y el equipo tiene 20 horas de reuniones internas y trabajo administrativo. La capacidad disponible para proyectos es de 164 horas. Si el trabajo planificado para clientes es de 132 horas, la utilización planificada es del 80,49 %, lo que deja 32 horas disponibles.
La ley federal de EE. UU. no establece un objetivo de utilización, por lo que el objetivo pertenece a la empresa, el rol, la línea de servicio o la referencia del sector. Un consultor de entrega, un gestor de cuentas y un responsable de práctica no deberían compartir un único objetivo salvo que sus responsabilidades no facturables sean las mismas. La planificación de capacidad se distorsiona cuando un porcentaje combinado oculta diseños de puesto diferentes.
Las reglas de permisos también afectan al denominador. La FLSA no exige el pago por tiempo no trabajado, incluidas vacaciones, baja por enfermedad o festivos, por lo que los permisos pagados no son un derecho de denominador federal para empleadores privados. Aun así, muchos empleadores de EE. UU. descuentan los permisos por política. En 2025, BLS informó de un 80 % de acceso a vacaciones pagadas y un 81 % de acceso a festivos pagados en la industria privada.
Un cálculo puntual de capacidad sirve para una comprobación de dotación antes de una propuesta, un sprint o una programación semanal. Es suficiente cuando las entradas son estables, el equipo es pequeño y nadie necesita un rastro de aprobación. Guarde la definición del denominador junto al resultado para que la misma semana no se recalcule más tarde con una regla de capacidad diferente.
Un flujo de trabajo gestionado se vuelve necesario cuando la capacidad cambia cada semana. Everhour Time Tracking captura las horas de tareas y proyectos mediante temporizadores o entradas manuales, funciona dentro de herramientas de proyecto habituales y alimenta hojas de horas, informes, presupuestos, facturación y revisión de nóminas. Las aprobaciones, los periodos bloqueados, los recordatorios y las reglas de temporizador mantienen la cifra de planificación vinculada al trabajo real registrado.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Use el número de personas, la capacidad semanal de cada persona, el PTO planificado, los festivos según la política del empleador, los permisos no remunerados y las obligaciones no relacionadas con proyectos que quitan tiempo al trabajo de entrega. Después introduzca la demanda planificada por proyecto, cliente o flujo de trabajo. El resultado debería mostrar la capacidad disponible, la demanda planificada, las horas restantes y la utilización planificada frente al denominador que eligió.
Muchas empresas de EE. UU. usan 40 horas como referencia semanal bruta porque las normas federales sobre horas extra exigen que los empleados no exentos cubiertos reciban pago de horas extra por las horas trabajadas por encima de 40 en una semana laboral fija de 168 horas. La FLSA no define el empleo a tiempo completo, por lo que 40 horas es una referencia común de política del empleador, no una definición federal de tiempo completo.
Los festivos federales reducen la capacidad solo cuando la política del empleador, el contrato o la ley aplicable dan a los trabajadores ese tiempo libre. OPM enumera 11 festivos federales en 2026 para empleados federales. Los festivos pagados del sector privado siguen siendo una cuestión de política del empleador salvo que se aplique otra ley o contrato, por lo que el denominador debe seguir la política real del equipo.
La utilización planificada es la demanda planificada dividida por la capacidad disponible. La capacidad restante es la capacidad disponible menos la demanda planificada. En el ejemplo anterior, 132 horas planificadas divididas por 164 horas disponibles equivalen al 80,49 % de utilización planificada, mientras que 164 menos 132 deja 32 horas disponibles. Ambas cifras importan porque una muestra el porcentaje de carga y la otra muestra el margen de dotación.
El error común es usar la capacidad bruta después de que los permisos ya se conocen. Un equipo de 5 personas a 40 horas cada una tiene 200 horas brutas, pero esa no es la capacidad disponible para proyectos después de PTO, festivos, permisos no remunerados o trabajo interno recurrente. Si el equipo planifica frente a 200 horas cuando solo hay 164 horas disponibles, la programación ya está sobrecargada.
Everhour Time Tracking registra horas de tareas y proyectos mediante temporizadores en vivo o entradas manuales, incluido el seguimiento dentro de herramientas como Asana, ClickUp, GitHub, Jira, Monday, Notion, Trello y Basecamp. Las hojas de horas aprobadas y los periodos bloqueados ayudan a los responsables a comparar la capacidad planificada con las horas reales de proyecto antes de la revisión de informes, facturación o nóminas.
Registre las horas aprobadas frente a la demanda de proyecto y las reglas de capacidad. Everhour convierte el tiempo de tareas en hojas de horas, informes, presupuestos y datos de facturación, para que la planificación de capacidad permanezca conectada al trabajo real.
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