Projektkosten verlieren den Bezug zu den Aufgaben, wenn Stunden und Ausgaben von Aufgaben getrennt sind. Everhour hält Asana-Projektausgaben an die erfasste Arbeit gebunden.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Nutzen Sie diese Seite, um die Kostenseite von Asana-Projekten zu organisieren: erfasste Aufgabenzeit, Abrechenbarkeitsstatus, Ausgabeneinträge, Stundensätze und Budgetauswirkung. Das praktische Ziel ist eine Ausgabenansicht, die Sie vor einer Kundenrechnung, Lohnabrechnungsprüfung oder Prüfung der Projektrentabilität kontrollieren können. Ein guter Workflow verbindet jede Ausgabe wieder mit dem Projekt und, falls relevant, mit der Aufgabe, die sie verursacht hat.
Asana bleibt der Ort, an dem der Aufgabenkontext liegt: Projekt, Aufgabentitel, zugewiesene Person, Status, benutzerdefinierte Felder und Tags. Der Ausgaben-Workflow ergänzt diesen Arbeitsdatensatz um die Finanzebene. Jeder Eintrag benötigt genügend Details, um drei Fragen zu beantworten: wer die Arbeit erledigt hat, zu welchem Projekt oder welcher Aufgabe sie gehört und ob die Kosten auf eine kundenbezogene Rechnung gehören.
Ein verlässlicher Projektausgabeneintrag trennt Zeit, Stundensatz und Auslagen. Zeiteinträge sollten Dauer, Arbeitsdatum, Projekt, Aufgabe, Person, Abrechenbarkeitsstatus und eine kurze Beschreibung enthalten. Ausgabeneinträge sollten Kategorie, Beschreibung, Menge, Betrag, Projekt, Mitglied, Datum, Abrechenbarkeitsstatus und ein Belegbild oder PDF enthalten, wenn Erstattung, Buchhaltungsprüfung oder Prüfung durch den Kunden einen Nachweis erfordern.
Stundensätze wandeln Aufgabenzeit in Projektkosten um, daher ist der Geltungsbereich des Stundensatzes wichtig. Verwenden Sie interne Kostensätze für Arbeitskosten, kundenbezogene abrechenbare Stundensätze für Umsatz und projektspezifische Stundensätze, wenn eine Kundenvereinbarung die Arbeit anders bepreist. Festpreisarbeit braucht dennoch erfasste Zeit, weil die Marge von der Differenz zwischen dem Honorar und den Kosten der verbrauchten Stunden und Ausgaben abhängt.
Projektausgaben werden unübersichtlich, wenn Teams den Abrechenbarkeitsstatus erst festlegen, nachdem der Bericht fällig ist. Legen Sie die Regel fest, bevor die Arbeit beginnt: Arbeitszeit kann abrechenbar oder nicht abrechenbar sein, bestimmte Aufgaben können innerhalb eines abrechenbaren Projekts nicht abrechenbar bleiben, und erstattungsfähige Ausgaben können entweder in die Kundenrechnung einfließen oder intern bleiben. Derselbe Eintrag sollte nicht ohne klare Korrekturspur zwischen Kategorien verschoben werden.
Die Budgetprüfung benötigt eine Zielvorgabe, eine Schätzung und tatsächliche Ausgaben. Die Zielvorgabe setzt das Limit, Schätzungen zeigen die geplante Zeit oder die geplanten Kosten, und Ist-Werte stammen aus erfasster Zeit, Stundensätzen und Ausgaben. Berücksichtigen Sie Ausgaben im Budget, wenn sie dasselbe Kundenbudget wie Arbeitskosten verbrauchen. Verfolgen Sie sie getrennt, wenn das Budget nur Dienstleistungsstunden steuern soll.
Eine einmalige Projektausgabenprüfung reicht für eine kleine Bereinigung aus: Aufgabenzeit sammeln, die richtigen Stundensätze anwenden, Belege anhängen, abrechenbare und nicht abrechenbare Positionen markieren und dann die tatsächlichen Ausgaben mit der Projektzielvorgabe vergleichen. Dieser Prozess funktioniert für einen einzelnen Projektzeitraum, besonders wenn die Rechnungs- oder Erstattungsprüfung nur einen finalen Export benötigt.
Ein verwalteter Workflow wird notwendig, sobald mehrere Personen Zeit erfassen, Budgets zurückgesetzt werden oder Rechnungen wiederkehren. Everhour ergänzt eingebettete Timer in Asana-Aufgaben, manuelle Zeiterfassung, Genehmigungskontrollen, gesperrte Zeiträume und konfigurierbare Budget-E-Mail-Warnungen bei jedem Prozentsatz, den ein Admin festlegt. Das gibt Managern einen belastbaren Datensatz, bevor Abrechnung, Lohnabrechnungsprüfung oder Projektberichte die Zahlen verwenden.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Eine Aufgabe gibt der Ausgabe Kontext: Projekt, Arbeitselement, zugewiesene Person und Status. Arbeitskosten verbinden sich über erfasste Zeit und den Stundensatz, der auf diese Person, dieses Projekt oder diese Aufgabe angewendet wird. Auslagen verbinden sich über Kategorie, Betrag, Beschreibung, Abrechenbarkeitsstatus und Belegnachweis. Die Verknüpfung ist wichtig, weil Projektausgabenberichte an Wert verlieren, wenn Kosten außerhalb der Arbeit stehen, die sie verursacht hat.
Nachvollziehbare Ausgaben benötigen eine Dauer oder einen Betrag, Arbeits- oder Kaufdatum, Projekt, Aufgabe, falls relevant, Person, Abrechenbarkeitsstatus, Beschreibung und Genehmigungsstatus. Belege sind für Erstattungen und Kundenverifizierung wichtig, besonders bei Ausgaben, die in Rechnung gestellt werden. Eine prüfende Person sollte jede Ausgabe aus dem Bericht zurück zum Arbeitsdatensatz oder Beleg verfolgen können, ohne eine separate Erklärung anfordern zu müssen.
Erstattungsfähige Kosten sollten das Projektbudget reduzieren, wenn das Kundenbudget die Gesamtausgaben einschließlich Arbeitskosten und Ausgaben abdeckt. Sie sollten getrennt bleiben, wenn das Budget nur Dienstleistungsstunden steuert und Erstattungen außerhalb dieses Limits durchgereicht werden. Entscheiden Sie dies vor dem ersten Bericht, damit eine Budgetprüfung nicht reine Arbeitszeit-Zielvorgaben mit Ist-Werten aus Arbeitszeit plus Ausgaben vergleicht.
Nicht abrechenbare Aufgabenarbeit, interne Korrekturen und Kosten außerhalb der Kundenvereinbarung gehören nicht auf die Rechnung. Sie gehören dennoch in Projektausgabenberichte, weil sie Marge und Kapazität beeinflussen. Eine saubere Abrechnungssumme ist nur nützlich, wenn das Team auch die ausgeschlossene Zeit und die ausgeschlossenen Kosten für die Rentabilitätsprüfung sichtbar hält.
Berichte sehen zu sauber aus, wenn sie nur abrechenbare Zeit und abrechenbare Ausgaben enthalten. Das verbirgt nicht abrechenbare Arbeit, fehlende Belege und Kosten, die dem falschen Projekt zugeordnet sind. Die bessere Prüfung kontrolliert abrechenbaren Betrag, nicht abrechenbare Zeit, Arbeitskosten, Ausgabenkosten und nicht fakturierte Positionen, bevor die projektverantwortliche Person die Zahl als endgültig betrachtet.
Everhour Time Tracking ermöglicht es Personen, Timer zu starten oder manuelle Einträge aus Asana-Aufgaben hinzuzufügen, und sendet dann die Aufgaben- und Projektstunden in Timesheets, Berichte, Budgets, Rechnungen und die Lohnabrechnungsprüfung. Admins können Zeit genehmigen, geprüfte Zeiträume sperren, Erinnerungen senden und Timer-Regeln anwenden, bevor Kostenberichte die Stunden verwenden.
Everhour Expenses ermöglicht es Mitgliedern, Projektausgaben mit Belegbildern oder PDFs, einheitenbasierten Kategorien, Abrechenbarkeitsstatus sowie Berichten nach Projekt, Kunde, Mitglied, Kategorie und Datumsbereich zu erfassen. Abrechenbare Ausgaben können zusammen mit abrechenbarer Zeit auf Rechnungen erscheinen, sodass Erstattung und Prüfung der dem Kunden berechneten Posten an denselben Projektdatensatz gebunden bleiben.
Verfolgen Sie genehmigte Stunden für Asana-Aufgaben, prüfen Sie den Abrechenbarkeitsstatus vor der Rechnungsstellung und halten Sie gesperrte Zeiträume für die Übergabe an Lohnabrechnung oder Abrechnung bereit. Everhour wandelt Aufgabenzeit in sauberere Projektausgabenkontrolle um.
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