Mitarbeitende von Nonprofits teilen ihre Zeit oft auf Programme und Fördermittel auf. Everhour wandelt Kalenderereignisse in prüfbare Timesheet-Einträge um.
Geben Sie für jeden Tag Ihre Kommt- und Geht-Zeiten ein. Überstunden und Bruttolohn werden automatisch berechnet.
| Tag | Kommt | Pausenbeginn | Pausenende | Pause | Geht | Gesamt |
|---|
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
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Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Ein Nonprofit-Stundenzettel beantwortet zuerst eine Lohnabrechnungsfrage: Welche Stunden gehören zu bezahlten Mitarbeitenden, und welche Stunden gehören zu echtem unbezahltem Freiwilligendienst. Erfasste nicht befreite Mitarbeitende benötigen tägliche Stunden, wöchentliche Gesamtstunden, bezahlte Kurzpausen, unbezahlte dienstfreie Essenspausen und Überstunden, die nach den anwendbaren Regeln behandelt werden. Echte unbezahlte Nonprofit-Freiwillige erhalten im Allgemeinen keinen Lohn, wenn sie freiwillig religiöse, wohltätige, bürgerschaftliche, humanitäre oder ähnliche Dienste leisten, ohne bezahlte Arbeitskräfte zu verdrängen.
Bezahlte Nonprofit-Mitarbeitende können dieselbe Art von Leistungen, für deren Erbringung sie beschäftigt sind, nicht als Freiwilligenzeit für dieselbe Organisation behandeln. Ein Programmassistent, der dafür bezahlt wird, die Lebensmittelverteilung zu koordinieren, muss diese zusätzlichen Koordinationsstunden als Arbeitszeit eines Mitarbeiters bewerten lassen, selbst wenn die Arbeit nach der veröffentlichten Schicht stattfand. Ein Freiwilliger, der Kartons für eine Lebensmittelsammlung packt, gehört in einen separaten Dienstnachweis, nicht in die Lohnabrechnungssumme der Mitarbeitenden.
Für erfasste nicht befreite Nonprofit-Mitarbeitende gilt als bundesweiter Ausgangswert: Überstunden nach 40 Stunden in einer festen 168-Stunden-Arbeitswoche zu mindestens dem 1,5-Fachen des regulären Satzes. Stunden können für Überstunden nicht über mehrere Arbeitswochen hinweg gemittelt werden. Bundesrecht verlangt keine Essens- oder Ruhepausen für Erwachsene, aber kurze Pausen von etwa 5 bis 20 Minuten zählen als bezahlte Arbeitsstunden, und echte Essenspausen von etwa 30 Minuten oder mehr sind nur dann unbezahlt, wenn der Mitarbeiter vollständig von der Arbeitspflicht befreit ist.
Zum Beispiel verdient ein erfasster nicht befreiter Nonprofit-Programmkoordinator 23,20 $ pro Stunde und erfasst bezahlte Tagessummen von 9, 8, 7, 10 und 8 Stunden in einer festen Arbeitswoche. Die Wochensumme beträgt 42 Stunden. Der reguläre Lohn deckt 40 Stunden zu 23,20 $ ab, also 928,00 $. Überstunden decken 2 Stunden zu 34,80 $ ab, also 69,60 $. Die Bruttolohnsumme beträgt 997,60 $ vor Steuern, Abzügen, Erstattungen oder bundeslandspezifischen Zuschlägen.
Nonprofit-Stundenzettel benötigen oft eine zweite Ebene über die Lohnabrechnungssummen hinaus: Arbeitszuordnung nach Zuwendung, Programm, Abteilung oder Kostenziel. Gehalts- und Lohnkosten für Bundeszuwendungen müssen durch Aufzeichnungen gestützt werden, die die geleistete Arbeit genau widerspiegeln und die Verteilung auf Aktivitäten oder Kostenziele unterstützen, wenn ein Mitarbeiter über mehrere Zuwendungen, nicht bundesstaatliche Aktivitäten, direkte oder indirekte Kostenaktivitäten oder nicht zulässige Aktivitäten hinweg arbeitet.
Ein sauberer Stundenzettel trennt den bezahlten Tag in Kategorien, die das Finanzteam verwenden kann. Ein Case Manager, der 5 Stunden an einer bundesstaatlichen Zuwendung, 2 Stunden an einem privat finanzierten Programm und 1 bezahlte Kurzpause arbeitet, hat weiterhin einen 8-Stunden-Tag, aber die Arbeitsverteilung muss der tatsächlich geleisteten Arbeit entsprechen. Für nicht befreite Mitarbeitende, die bundesstaatlichen Zuwendungen belastet werden, benötigt die Personalkostendokumentation außerdem Aufzeichnungen, die die insgesamt pro Tag geleisteten Stunden zeigen.
Eine einmalige Berechnung reicht aus, wenn Sie eine schnelle wöchentliche Bruttolohnprüfung für einen erfassten nicht befreiten Mitarbeiter benötigen und die Einträge bereits bezahlte Pausen, unbezahlte dienstfreie Mahlzeiten und jeden Freiwilligendienst trennen. Sie funktioniert auch für eine einfache Prüfung vor der Lohnabrechnung, solange bundesstaatliche Pausen-, Überstunden- und Zuschlagsregeln bereits außerhalb der Arithmetik behandelt wurden.
Ein verwalteter Workflow wird notwendig, wenn Nonprofit-Mitarbeitende zwischen Kalendern, Programmen, Zuwendungen und Genehmigungsebenen wechseln. Die Kalenderintegration von Everhour kann Google-, Outlook- und iCloud-Ereignisse innerhalb eines konfigurierbaren 15-Minuten- bis 3-Stunden-Fensters in Timesheet-Einträge umwandeln, während ganztägige, wiederkehrende und vor der Verbindung liegende Ereignisse ausgeschlossen werden. Das gibt Managern einen prüfbaren Ausgangspunkt vor Genehmigung, Lohnabrechnungsprüfung, Abrechnungsunterstützung oder Fördermittelzuordnung.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Erfasste nicht befreite Nonprofit-Mitarbeitende müssen für über 40 in einer festen Arbeitswoche geleistete Stunden Überstundenvergütung zu mindestens dem 1,5-Fachen des regulären Satzes erhalten. Ein Nonprofit kann als Unternehmen erfasst sein, wenn er gewöhnliche kommerzielle Aktivitäten ausübt, die mindestens 500.000 $ an Jahresumsatz oder Geschäftstätigkeit erzeugen, ohne wohltätige Aktivitäten und Spenden. Benannte Kategorien wie Krankenhäuser, stationäre Pflege, Schulen, Vorschulen oder Regierungsbehörden können ebenfalls erfasst sein, und einzelne Mitarbeitende können durch regelmäßige Arbeit im zwischenstaatlichen Handel erfasst sein.
Freiwilligendienst sollte getrennt von Lohnabrechnungsstunden der Mitarbeitenden bleiben. Echte unbezahlte Nonprofit-Freiwillige dienen im Allgemeinen freiwillig für wohltätige, bürgerschaftliche, religiöse, humanitäre oder ähnliche Zwecke ohne Vergütung und ohne bezahlte Arbeitskräfte zu verdrängen. Bezahlte Mitarbeitende können nicht freiwillig dieselbe Art von Dienst leisten, für deren Erbringung sie bei diesem Nonprofit beschäftigt sind, daher benötigen diese Stunden eine Prüfung als Arbeitszeit eines Mitarbeiters.
Kurze Pausen von etwa 5 bis 20 Minuten zählen nach dem bundesweiten Ausgangswert als bezahlte Arbeitsstunden, wenn der Arbeitgeber sie bereitstellt. Eine Essenspause von etwa 30 Minuten oder mehr ist nur dann unbezahlt, wenn der Mitarbeiter vollständig von der Arbeitspflicht befreit ist. Ein Teammitglied, das Anrufe beantwortet, eine Rezeption beaufsichtigt oder während des Essens Programmaufgaben ausführt, arbeitet weiterhin.
Ein Nonprofit kann Stunden nicht über mehrere FLSA-Arbeitswochen hinweg mitteln, um Überstunden für erfasste nicht befreite Mitarbeitende zu vermeiden. Die Arbeitswoche ist ein fester und regelmäßig wiederkehrender Zeitraum von sieben aufeinanderfolgenden 24-Stunden-Zeiträumen. Eine 46-Stunden-Woche, gefolgt von einer 34-Stunden-Woche, lässt nach dem bundesweiten Ausgangswert weiterhin 6 Überstunden in der ersten Woche.
Gehalts- und Lohnkosten für bundesstaatliche Zuwendungen benötigen Aufzeichnungen, die die geleistete Arbeit genau widerspiegeln. Die Aufzeichnungen müssen die Verteilung auf Zuwendungen, Programme, direkte oder indirekte Kostenaktivitäten, nicht bundesstaatliche Aktivitäten und nicht zulässige Aktivitäten unterstützen, wenn diese Kategorien zutreffen. Für nicht befreite Mitarbeitende, die bundesstaatlichen Zuwendungen belastet werden, benötigt die Dokumentation außerdem die insgesamt pro Tag geleisteten Stunden.
Die Kalenderintegration von Everhour wandelt Google-, Outlook- und iCloud-Kalenderereignisse mit definierten Start- und Endzeiten innerhalb eines konfigurierbaren 15-Minuten- bis 3-Stunden-Fensters in Timesheet-Einträge um. Sie schließt ganztägige, wiederkehrende und vor der Verbindung liegende Ereignisse aus, sodass Manager Zeiteinträge auf Basis geplanter Arbeit prüfen, die die Synchronisierungsregeln erfüllt.
Everhour Timesheets ermöglichen es Nutzern, wöchentliche Projektstunden oder Arbeitsstunden zur Prüfung durch Manager einzureichen. Manager können eingereichte Zeit genehmigen, ablehnen oder teilweise genehmigen, und genehmigte Zeit bleibt für reguläre Mitglieder gesperrt, was die Lohnabrechnungsprüfung und Korrekturen unterstützt, bevor Zeit in Berichte einfließt.
Wandeln Sie Kalenderarbeit in prüfbare Zeiteinträge um und genehmigen Sie dann wöchentliche Aufzeichnungen vor Lohnabrechnung, Abrechnung oder Fördermittelzuordnung. Everhour gibt Nonprofit-Teams sauberere Timesheet-Übergaben.
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