Google Sheets peut totaliser les heures de planning, et les timecards Everhour gardent les relevés d'heures de travail approuvés prêts pour la revue de paie.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
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Un planning des employés dans Google Sheets répond à une question pratique de paie : une fois les heures de début, les heures de fin et les pauses non payées saisies, combien d'heures payées l'employé a-t-il travaillées ? Sheets gère l'arithmétique, mais la feuille de calcul doit avoir la bonne structure. Les heures de pointage sont stockées sous forme de fractions d'une journée de 24 heures, donc 8 h 15 équivaut à 8,25 heures décimales, et non 8,15 heures.
Google Sheets a aussi besoin d'une limite claire de semaine de travail. Les employés couverts et non exemptés aux États-Unis doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail FLSA fixe. Cette semaine de travail compte 168 heures fixes, sept périodes consécutives de 24 heures, et les heures ne peuvent pas être moyennées sur plusieurs semaines de travail pour les heures supplémentaires.
Un planning Google Sheets de base utilise des colonnes pour la date, l'heure d'arrivée, l'heure de départ, la pause non payée, les heures payées, les heures normales, les heures supplémentaires et le taux de rémunération. La formule des heures payées suit la structure `(end - start - unpaid_break) * 24` lorsque chaque valeur horaire est stockée comme une valeur d'heure Sheets. Pour les lignes de nuit, utilisez `MOD(end - start, 1) * 24` avant de soustraire le temps de pause non payé.
La locale affecte les plannings importés. En anglais américain, les dates courtes et les heures utilisent couramment `M/d/yy` et `h:mm a`, les fichiers CSV importés ont donc besoin de valeurs AM/PM cohérentes. Google Sheets peut importer des fichiers Excel, des données CSV ou TSV par URL, ou une plage depuis une autre feuille de calcul. Il peut exporter les totaux finalisés aux formats Excel, PDF, CSV, ODS et autres pour la transmission à la paie ou à la facturation.
La loi fédérale n'exige pas de pauses déjeuner ou café pour les adultes, donc Google Sheets peut calculer les déductions de pause mais ne peut pas décider qu'une pause est obligatoire sans loi d'État ou politique de l'employeur. Les pauses courtes, généralement d'environ 5 à 20 minutes, comptent comme heures travaillées rémunérables. Une véritable période de repas est généralement non payée uniquement lorsque l'employé est complètement libéré de ses fonctions.
Par exemple, un employé a 51 heures brutes planifiées dans une semaine de travail fixe, 4 heures de véritables périodes de repas non payées et un taux horaire de 27 $. Le temps payé est de 47 heures. Les 40 premières heures paient 1 080 $. Les 7 heures supplémentaires sont payées au moins 1,5 fois le taux normal, soit 40,50 $ par heure, pour 283,50 $. Le salaire brut total est de 1 363,50 $.
Un calculateur Google Sheets suffit pour une vérification ponctuelle de planning, une petite liste hebdomadaire ou une exportation rapide des totaux en heures décimales. Il fonctionne mieux lorsqu'une seule personne contrôle la feuille, que les saisies de pauses sont déjà vérifiées et que l'étape suivante est un simple CSV ou une revue de paie. La protection des formules et des formats de date cohérents réduisent les erreurs évitables.
Un workflow géré est préférable lorsque plusieurs employés soumettent du temps, que les managers approuvent les heures ou que la paie a besoin d'un registre des changements. Les timecards Everhour prennent en charge les totaux d'heures de travail quotidiens, hebdomadaires et mensuels, l'approbation des timecards, les rapports Team Hours et les exportations PDF, CSV ou XLSX. Cette structure donne aux responsables de la revue de paie un enregistrement durable au lieu d'un simple total de feuille de calcul.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Google Sheets doit traiter les heures de pointage comme des valeurs d'heure, puis multiplier la fraction de journée écoulée par 24 pour produire des heures décimales. Une ligne de planning avec des valeurs stockées de début, de fin et de pause non payée suit `(end - start - unpaid_break) * 24`. Cela garde les totaux de paie en heures décimales, où 8 heures 15 minutes deviennent 8,25 heures.
Une ligne de nuit a une heure de fin antérieure à l'heure de début, donc une simple formule fin moins début produit un nombre négatif. Google Sheets doit utiliser `MOD(end - start, 1)` avant de multiplier par 24. Un poste de 22 h 00 à 6 h 00 totalise alors 8 heures avant toute déduction valide de pause non payée.
Google Sheets peut soustraire une saisie de pause, mais la feuille de calcul ne peut pas décider si cette pause est admissible comme non payée. Selon la FLSA, les pauses courtes d'environ 20 minutes ou moins comptent comme heures travaillées. Une véritable période de repas est généralement non payée uniquement lorsque l'employé est complètement libéré de ses fonctions.
Google Sheets peut arrondir les totaux de planning, mais l'arrondi de paie doit respecter la limite fédérale. L'arrondi de l'horloge de pointage FLSA peut utiliser les 5 minutes les plus proches, un dixième d'heure ou un quart d'heure uniquement si la pratique s'équilibre au fil du temps et ne sous-paie pas les employés pour les heures réellement travaillées. Les saisies exactes de pointage restent la meilleure source d'audit.
Un planning Google Sheets peut être téléchargé aux formats Excel, PDF, CSV, ODS et autres. La limite pratique est le mappage : Sheets gère l'arithmétique et l'exportation, puis la revue de paie a encore besoin des bons identifiants d'employés, catégories de paie, heures normales, heures supplémentaires et éventuelles surcouches propres à l'État qui s'appliquent au-delà de la base fédérale.
Les timecards Everhour prennent en charge la revue de paie avec des totaux d'heures de travail quotidiens, hebdomadaires et mensuels, l'approbation des timecards et les rapports Team Hours. Les responsables de la revue de paie peuvent utiliser les totaux de timecards approuvés et exporter les données de timesheet d'équipe sous forme de fichiers PDF, CSV ou XLSX pour l'étape de paie suivante.
Everhour peut comparer les heures de projet aux heures de travail pour les équipes qui suivent à la fois le temps passé sur les tâches et les timecards. Cette comparaison aide les managers à repérer les saisies de tâches manquantes, l'excès de temps de travail ou les totaux de planning qui nécessitent une revue avant que la paie, la facturation ou les rapports de capacité n'utilisent les données.
Suivez les totaux d'heures de travail quotidiens et hebdomadaires approuvés avec les timecards Everhour, puis exportez les enregistrements prêts pour la paie en PDF, CSV ou XLSX pour une revue de paie plus propre.
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