Excel gère bien les calculs de feuilles de temps, et Everhour garde les heures hebdomadaires approuvées prêtes pour l'examen de la paie et de la facturation.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Excel peut répondre à la question pratique d'une feuille de temps : combien d'heures payables se trouvent entre une entrée et une sortie après les pauses non payées valides. Les lignes d'une même journée soustraient généralement l'heure de début de l'heure de fin. Les lignes de nuit ou sur plusieurs jours nécessitent une date/heure de début et une date/heure de fin, car les saisies avec l'heure seule n'indiquent pas à quel jour appartient la sortie.
Le résultat peut alimenter la paie, la facturation, le calcul des coûts de projet ou un examen hebdomadaire des heures supplémentaires. Pour la paie aux États-Unis, gardez les calculs Excel séparés de la classification juridique. Les employés couverts et non exemptés doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail FLSA fixe, à un taux au moins égal à une fois et demie le taux normal.
Excel stocke l'heure comme une fraction de journée ; une durée ne devient donc utilisable pour les calculs de paie qu'après qu'Excel l'a convertie en heures. La structure courante consiste à soustraire la date/heure de début de la date/heure de fin, puis à multiplier par 24 pour obtenir des heures décimales. Une ligne de 9 h 00 à 17 h 30 sans pause produit 8,5 heures décimales.
Les totaux hebdomadaires nécessitent une mise en forme spéciale. Un format horaire normal repart à zéro après 24 heures ; 28:15 peut donc s'afficher sous la forme 4:15. Utilisez un format de durée tel que [h]:mm lorsque les totaux peuvent dépasser une journée. Les imports CSV exigent aussi de l'attention, car Excel peut interpréter les dates et les heures selon les paramètres par défaut de l'ordinateur, sauf si vous importez le fichier avec des formats de colonnes explicites.
Soustrayez uniquement les temps de pause non payés du temps brut écoulé. La loi fédérale n'exige pas de pauses déjeuner ou café pour les employés adultes, mais lorsqu'un employeur prévoit de courtes pauses de 20 minutes ou moins, la FLSA les traite comme des heures travaillées rémunérables. Une véritable période de repas n'est généralement non payée que lorsque l'employé est complètement libéré de ses fonctions.
Par exemple, un employé couvert et non exempté travaille 49 heures payées dans une semaine de travail fixe à 31,50 $ de l'heure. La rémunération normale couvre 40 heures, soit 1 260,00 $. Les heures supplémentaires couvrent 9 heures à 47,25 $, soit 425,25 $. La rémunération brute totale avant impôts et retenues est de 1 685,25 $.
Excel suffit pour une vérification ponctuelle, une petite feuille de temps manuelle ou un rapprochement rapide avant la paie. Il fonctionne au mieux lorsqu'une seule personne contrôle le classeur, que les formules restent visibles et que le calcul utilise une règle hebdomadaire simple. Le risque augmente lorsque plusieurs personnes modifient des lignes, importent des fichiers CSV, changent des formules ou appliquent différentes règles de pauses et d'heures supplémentaires selon les sites.
Un flux de travail géré devient plus adapté lorsque les heures doivent être approuvées, rejetées, approuvées partiellement, verrouillées ou transmises de façon fiable à la paie et à la facturation. Everhour Timesheets collecte les heures hebdomadaires par projet et les heures de travail par personne, puis permet aux responsables d'approuver le temps soumis avant que ces totaux ne deviennent des entrées de facturation, de reporting ou de paie.
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Excel peut afficher un total qui semble incorrect lorsque la cellule utilise une mise en forme horaire ordinaire. Les formats horaires repartent à zéro après 24 heures ; 28 heures et 15 minutes peuvent donc apparaître comme 4:15. Utilisez un format de durée tel que [h]:mm pour les totaux hebdomadaires ou de période de paie qui dépassent 24 heures.
La structure consiste à soustraire la date/heure de début de la date/heure de fin, puis à multiplier par 24. Excel stocke l'heure comme une fraction de journée ; multiplier par 24 transforme donc la durée écoulée en heures décimales pour la paie ou la facturation. Les postes de nuit nécessitent des valeurs complètes de date et d'heure, pas des saisies avec l'heure seule.
Les courtes pauses de 20 minutes ou moins restent dans le total payé selon la FLSA. Une période de repas n'est non payée que lorsqu'elle dure généralement au moins 30 minutes et que l'employé est complètement libéré de ses fonctions. Le travail effectué pendant une période de repas reste des heures travaillées.
Excel peut signaler les heures hebdomadaires au-delà de 40 et séparer les lignes normales et les lignes d'heures supplémentaires avec des formules. Le classeur nécessite tout de même une classification correcte des travailleurs, des limites de semaine de travail, des taux et des compléments propres à chaque État. Pour les employés couverts et non exemptés, la base fédérale est l'application des heures supplémentaires après 40 heures dans une semaine de travail fixe, à un taux au moins égal à 1,5 fois le taux normal.
Excel ouvre les fichiers CSV avec les paramètres de format de données par défaut de l'ordinateur ; les colonnes de date et d'heure peuvent donc se charger incorrectement. Le flux d'importation Text/CSV donne davantage de contrôle sur les formats de colonnes avant qu'Excel ne charge les données. Vérifiez les valeurs AM/PM, les lignes de nuit et les colonnes de date avant d'utiliser des formules.
Everhour Timesheets collecte les heures hebdomadaires par projet et les heures de travail par personne, puis permet aux responsables d'approuver, de rejeter, d'approuver partiellement et de verrouiller le temps soumis. Les totaux approuvés donnent aux réviseurs de la paie et de la facturation une source plus propre avant qu'ils n'exportent ou ne rapprochent les heures dans Excel.
Suivez les heures hebdomadaires avec Everhour Timesheets, approuvez ou rejetez les soumissions, et verrouillez les périodes terminées avant le rapprochement dans une feuille de calcul. Everhour donne à l'examen de la paie et de la facturation un relevé de temps contrôlé.
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