Google Sheets gestiona los cálculos de capacidad, mientras que Everhour Reporting convierte el tiempo aprobado en informes agrupados y exportaciones.
Mida la utilización facturable frente a la capacidad total y vea exactamente cuántas horas deja sobre la mesa cada periodo.
Horas de trabajo en este periodo
Media del sector para agencias: 75 a 85 %
La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
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Las horas registradas pasan directamente a una factura pulida — sin copiar y pegar, sin cálculos manuales.
Un rastreador de capacidad de Google Sheets responde a una pregunta práctica: qué proporción de la capacidad de trabajo disponible se dedicó a trabajo facturable para una persona, función, equipo, proyecto o periodo. La hoja suele empezar con una tabla de origen plana que contiene fecha, persona, función, equipo, proyecto, horas, indicador facturable, PTO y estado de festivo. Las tablas dinámicas o los resúmenes con QUERY resumen después las filas en vistas de capacidad utilizables.
El denominador de EE. UU. es una elección de política definida por la empresa, no una regla federal de jornada completa. La FLSA no define el empleo a tiempo completo ni a tiempo parcial. Muchas empresas usan 40 horas semanales como capacidad bruta porque las normas federales sobre horas extra exigen que los empleados no exentos cubiertos reciban pago de horas extra por las horas trabajadas por encima de 40 en una semana laboral fija de 168 horas. Una referencia de 40 horas equivale a 2.080 horas brutas anuales antes de PTO, festivos, permisos no remunerados y otro tiempo no trabajado.
Google Sheets puede calcular las horas facturables con SUMIFS sumando una columna de horas solo cuando las filas coinciden con el estado facturable, la persona, el proyecto, la función, el equipo o el intervalo de fechas. Puede crear la capacidad de trabajo con una estructura como `NETWORKDAYS(start_date, end_date, holidays) * daily_capacity_hours - PTO_hours`. El fin de semana predeterminado de NETWORKDAYS es sábado y domingo, por lo que las empresas con fines de semana diferentes necesitan NETWORKDAYS.INTL.
La hoja también necesita etiquetas controladas. Los desplegables o la validación de datos evitan que los valores de facturable, no facturable, PTO, festivo, proyecto y función dividan los totales entre textos incoherentes. Si las entradas de tiempo, PTO, festivos o tablas de capacidad están en archivos separados, IMPORTRANGE puede traer rangos después de que se conceda el acceso. Los paneles importados no son en tiempo real porque IMPORTRANGE comprueba las actualizaciones cada hora mientras el documento de destino está abierto y puede retrasarse con importaciones encadenadas.
La fórmula principal es horas facturables divididas por horas disponibles. Supongamos que un consultor tiene 20 días laborables en un mes, 8 horas de capacidad diaria, 16 horas de PTO y 8 horas de festivo. La capacidad disponible es 20 * 8 = 160 horas brutas, y después 160 - 24 = 136 horas disponibles tras permisos y tiempo festivo. Con 102 horas facturables, la utilización es 102 / 136 = 0,75, o 75 %.
Una fórmula de Google Sheets debe protegerse contra un denominador cero porque DIVIDE no puede usar 0 como divisor. Los periodos sin horas disponibles deben devolver vacío, quedar excluidos o mostrar una etiqueta de estado clara en lugar de un porcentaje de utilización falso. Las vacaciones pagadas y los festivos pagados no son obligatorios por la FLSA para empleadores privados, por lo que la hoja debe seguir la política de la empresa, las condiciones contractuales u otra norma aplicable al restar permisos de la capacidad.
Un cálculo puntual en Google Sheets basta cuando usted necesita una comprobación rápida de utilización mensual, un análisis retrospectivo de proyecto o un resumen de un equipo pequeño con filas de origen limpias. La hoja termina donde empiezan la revisión y el control. Las ediciones manuales, las importaciones retrasadas, las etiquetas incoherentes y las aprobaciones ausentes cambian el resultado incluso cuando la fórmula en sí es correcta.
Un flujo de trabajo gestionado encaja con equipos que usan la utilización para facturación, dotación de personal, revisión de nóminas o informes de rentabilidad. Everhour Reporting puede agrupar el tiempo registrado por proyecto, cliente, miembro, tiempo facturable, costes laborales, métricas de presupuesto y campos de integración, y después exportar informes CSV, Excel/XLSX o PDF. Eso da al usuario de la hoja de cálculo una fuente más limpia para el análisis sin convertir la hoja en el sistema de registro.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Una tabla de origen práctica necesita un encabezado por columna, con campos como fecha, persona, función, equipo, proyecto, horas, indicador facturable, PTO y estado de festivo. Los resúmenes de tablas dinámicas requieren encabezados, y los encabezados limpios también facilitan el mantenimiento de las instrucciones QUERY. Los campos adicionales como cliente, departamento o estado de aprobación ayudan cuando el mismo rastreador admite facturación, dotación de personal e informes de gestión.
Google Sheets calcula la utilización facturable dividiendo las horas facturables sumadas entre las horas disponibles seleccionadas. SUMIFS puede filtrar la tabla de horas por estado facturable, persona, proyecto, función, equipo e intervalo de fechas. Las horas disponibles pueden proceder de la capacidad programada, los días laborables netos o una tabla de políticas definida por la empresa. El porcentaje cambia cada vez que cambia cualquiera de los lados de esa fracción.
Una persona en permiso completo, fuera del intervalo de fechas o sin capacidad asignada puede tener cero horas disponibles para un periodo. Dividir por cero produce un error, no una tasa de utilización significativa. Una buena hoja devuelve vacío, excluido o un estado como sin capacidad disponible para que el panel no trate un resultado no válido como infrautilización.
NETWORKDAYS puede contar los días laborables entre una fecha de inicio y una fecha de fin excluyendo un rango de festivos, y después la hoja puede multiplicar esos días por las horas de capacidad diaria. El fin de semana predeterminado es sábado y domingo. Los equipos con patrones de fin de semana diferentes deben usar NETWORKDAYS.INTL para que el denominador refleje el calendario laboral real.
Los datos importados pueden sufrir retrasos. IMPORTRANGE comprueba las actualizaciones cada hora mientras el documento de destino está abierto, y las importaciones encadenadas pueden añadir demoras. Un rastreador alimentado con entradas de tiempo, PTO, festivos o filas de capacidad importadas debe mostrar una fecha de actualización o un paso de revisión antes de que alguien use el resultado de utilización para facturación, dotación de personal o revisión de nóminas.
Everhour Reporting convierte el tiempo registrado, los presupuestos, los costes y los datos de proyecto en informes configurables con más de 45 columnas. Puede agrupar y filtrar por proyecto, cliente, miembro, tiempo facturable, costes laborales, métricas de presupuesto y campos personalizados de integración, y después exportar archivos CSV, Excel/XLSX o PDF para análisis en hojas de cálculo.
Everhour puede enviar informes guardados por correo electrónico una vez o con una programación recurrente, con destinatarios, asunto, texto del mensaje y momento de entrega seleccionados. Ese flujo de trabajo admite revisiones regulares de capacidad cuando los responsables necesitan los mismos datos de entrada de utilización por semana, mes, equipo o proyecto sin reconstruir el informe en cada periodo.
Convierta el tiempo registrado en informes de utilización agrupados y después exporte las cifras para revisarlas en una hoja de cálculo. Everhour Reporting da a los equipos datos de capacidad recurrentes más limpios para decisiones de facturación, dotación de personal y rentabilidad.
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