Excel puede calcular deducciones por pausas para comer, mientras que las tarjetas de tiempo de Everhour mantienen registros diarios y semanales de horas de trabajo listos para revisión.
Introduzca la hora de entrada y de salida de cada día. Las horas extra y el salario bruto se calculan automáticamente.
| Día | Hora de entrada | Inicio del descanso | Fin del descanso | Descanso | Hora de salida | Total |
|---|
La calculadora le da el número — Everhour se encarga del resto.
Un clic y ya está cronometrando. Inicie un temporizador, añada una entrada, edite los detalles. Así es exactamente como se siente en Everhour.
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Una hoja de seguimiento de pausas para comer en Excel responde a una pregunta concreta de nómina: cuántas horas pagaderas quedan después de restar solo los periodos de comida no pagados válidos del intervalo fichado del empleado. Excel gestiona el cálculo con la hora de inicio, la hora de fin, los minutos de descanso no pagado y un resultado en horas decimales. En los registros de EE. UU., la hoja también necesita suficiente estructura para señalar las horas de empleados no exentos cubiertos que superen las 40 en una semana laboral fija.
Excel almacena el tiempo como una fracción de un día, por lo que el tiempo transcurrido en el mismo día se obtiene restando la hora de inicio a la hora de fin. Los turnos nocturnos necesitan fecha/hora de inicio y fecha/hora de fin, ya que las celdas que solo contienen hora no identifican el día correcto. Los totales semanales necesitan un formato de duración como `[h]:mm`; el formato horario ordinario vuelve a empezar después de 24 horas y puede mostrar 28:15 como 4:15.
El flujo de trabajo básico en Excel es horas brutas transcurridas menos horas de descanso no pagado. Para horas decimales de estilo nómina, Excel usa la diferencia de fecha y hora multiplicada por 24, y después resta la duración del descanso no pagado convertida a horas. Los descansos breves de 20 minutos o menos según la FLSA son horas de trabajo compensables, por lo que una hoja no debería restarlos de los totales de tiempo del empleado.
Por ejemplo, un empleado no exento cubierto está en el trabajo durante 49 horas en una semana laboral fija a 24,80 $ por hora. La hoja registra cinco periodos de comida no pagados de 30 minutos en los que el empleado quedó completamente liberado de sus funciones, por lo que el tiempo de descanso no pagado equivale a 2,50 horas. Las horas pagaderas equivalen a 46,50. El pago regular cubre las primeras 40 horas, o 992,00 $. Las horas extra cubren 6,50 horas a 37,20 $, o 241,80 $, para un pago bruto total de 1.233,80 $ antes de impuestos, deducciones o primas específicas del estado.
La ley federal no exige descansos para comer ni para tomar café para empleados adultos. Los requisitos de descanso, cuando existen, proceden de la ley estatal o de la política del empleador. Para el cálculo federal de nómina, la distinción importante es tiempo pagado frente a tiempo no pagado. Los descansos breves proporcionados por el empleador, normalmente de unos 5 a 20 minutos, cuentan como horas de trabajo compensables y cuentan para las horas extra semanales.
Un periodo de comida bona fide generalmente solo no se paga cuando el empleado queda completamente liberado de sus funciones, normalmente durante al menos 30 minutos. Si el empleado responde llamadas, vigila equipos, atiende a clientes o realiza tareas mientras come, ese tiempo sigue siendo horas trabajadas. Excel puede restar cualquier número introducido en la columna de descansos, por lo que la hoja necesita etiquetas claras y reglas de revisión antes de que la deducción llegue a la nómina.
Un cálculo puntual en Excel es suficiente cuando necesita comprobar un solo turno, reconstruir un total semanal o probar si las deducciones por comidas no pagadas se introdujeron correctamente. Mantenga la hoja sencilla: fecha/hora de inicio, fecha/hora de fin, minutos de descanso no pagado, horas pagadas, total semanal y una marca de horas extra para empleados no exentos cubiertos que superen 40 horas en la semana laboral fija.
Un flujo de trabajo gestionado encaja mejor cuando varios empleados envían tiempo, los managers aprueban correcciones y la nómina necesita una pista de auditoría. Las tarjetas de tiempo de Everhour admiten totales diarios, semanales y mensuales de horas de trabajo, comparaciones de horas de proyecto frente a horas de trabajo, resaltado de horas normales y exportaciones. Esa estructura reduce la limpieza de hojas de cálculo antes de la revisión de nómina, al tiempo que mantiene el cálculo de pausas para comer basado en registros de tiempo aprobados.
Este contenido es solo para información general, puede no estar totalmente actualizado y se proporciona sin ninguna garantía ni responsabilidad.
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Excel debería calcular las horas brutas transcurridas desde la fecha/hora de inicio hasta la fecha/hora de fin, y después restar solo las horas de descanso no pagado. Para entradas del mismo día, el tiempo transcurrido se obtiene restando la hora de inicio a la hora de fin. Para entradas nocturnas o de varios días, use celdas completas de fecha y hora y multiplique la diferencia por 24 para obtener horas decimales.
El formato horario ordinario vuelve a empezar después de 24 horas. Un total semanal de 28:15 puede mostrarse como 4:15 si la celda usa un formato de reloj. Use un formato de duración como `[h]:mm` para totales semanales o de periodo de pago, de modo que Excel muestre horas acumuladas en lugar de hora del día.
Los descansos breves de 20 minutos o menos no deberían aparecer en la columna de descanso no pagado para cálculos de nómina cubiertos por la FLSA. La ley federal trata esos descansos como horas de trabajo compensables cuando un empleador los proporciona. Introdúzcalos como tiempo pagado para que permanezcan en el total semanal y cuenten para las horas extra.
Excel puede gestionar turnos nocturnos cuando cada fila almacena tanto la fecha como la hora de entrada y salida. Las entradas que solo contienen hora fallan porque Excel no puede saber si la hora de fin pertenece al mismo día o al día siguiente. Use entradas de fecha y hora antes de aplicar la fórmula de horas decimales.
El mayor error procede de restar automáticamente un periodo de comida que fue interrumpido por trabajo. Un periodo de comida bona fide solo no se paga cuando el empleado queda completamente liberado de sus funciones. Si el empleado realizó tareas mientras comía, el tiempo sigue siendo horas trabajadas y puede afectar a las horas extra de empleados no exentos cubiertos después de 40 horas en la semana laboral fija.
Las tarjetas de tiempo de Everhour proporcionan a los administradores totales diarios, semanales y mensuales de horas de trabajo para la revisión de nómina, incluido el resaltado de horas normales y los informes de Team Hours. Los managers pueden comparar las horas de trabajo con las horas de proyecto y después exportar datos de tarjetas de tiempo cuando la nómina necesita un registro revisado en lugar de una hoja de cálculo sin procesar.
Las Timesheets de Everhour permiten que los usuarios envíen tiempo semanal para revisión, y los managers pueden aprobar, rechazar o aprobar parcialmente las entradas enviadas. El tiempo enviado y aprobado queda protegido frente a ediciones de miembros regulares, de modo que los registros corregidos de pausas para comer permanecen controlados antes de que la nómina o la facturación los utilicen.
Registre las horas de trabajo aprobadas en las tarjetas de tiempo de Everhour y después exporte totales diarios y semanales revisados para comprobaciones de nómina con menos correcciones manuales en hojas de cálculo.
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