Instandhaltungsrechnungen benötigen Details zum Arbeitsauftrag und eine klare Kostentrennung. Everhour hält die Abrechnungsspur organisiert.
Tragen Sie Ihre Daten ein, fügen Sie Positionen hinzu und klicken Sie auf Drucken, wenn Sie fertig sind.
| Beschreibung | Menge | Satz | Steuer | Betrag |
|---|
Der Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Nutzen Sie diese Seite, um Rechnungen für geplante, reaktive und gesetzlich vorgeschriebene Instandhaltungsarbeiten vorzubereiten. Eine verwendbare Instandhaltungsrechnung nennt den Kunden, das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer, das Servicedatum, den Standort oder die Anlage, die Arbeitsauftragsreferenz, den ausgeführten Leistungsumfang, Arbeit, Materialien, Lieferanten- oder Subunternehmerkosten, Zahlungsbedingungen und Zahlungsinformationen. Die Rechnung sollte es einem Facility Manager ermöglichen, die Rechnung dem Auftragsdatensatz zuzuordnen, ohne eine separate Erklärung anfordern zu müssen.
Instandhaltungsteams rechnen üblicherweise auf Basis eines Servicevertrags, Arbeitsauftrags oder Preisplans ab. Eine einmalige Reparatur kann eine direkte Beschreibung erfordern, etwa „Ausgefallene Pumpendichtung im Technikraum von Gebäude 4 ersetzen." Ein wiederkehrender Facility-Vertrag kann einen Leistungszeitraum, eine SLA-Referenz, einen KPI-Hinweis oder einen Abschlussnachweis erfordern. Die Rechnung sollte zur kommerziellen Grundlage passen, die vor Beginn der Arbeit vereinbart wurde.
Instandhaltungsrechnungen folgen in der Regel einer Festpreis- oder Zeit-und-Material-Abrechnung. Eine Festpreisrechnung berechnet einen festgelegten Betrag für einen definierten Leistungsumfang, sobald die Arbeit abgeschlossen ist, etwa den vierteljährlichen Austausch von HVAC-Filtern an drei Standorten. Der Betrag ändert sich nicht, weil der Auftragnehmer mehr oder weniger Zeit als erwartet aufgewendet hat, es sei denn, der Vertrag oder ein Änderungsauftrag fügt eine weitere Gebühr hinzu.
Die Zeit-und-Material-Abrechnung trennt direkte Arbeitsstunden von Materialien, die auf Kostenbasis abgerechnet werden. Eine praktische Position kann lauten: „Notfallreparatur Elektrik, 6 Arbeitsstunden zu 95 $ pro Stunde, Austausch des Leistungsschalters zum Selbstkostenpreis." Materialien, Lieferanten und Subunternehmerkosten sollten separat erscheinen, wenn der Kunde Durchlaufkosten prüfen muss. Diese Struktur reduziert Streitfälle, weil der Leser sowohl den Aufwand als auch die abgerechneten Posten sieht.
Rechnungen des privaten Sektors in den Vereinigten Staaten folgen keinem einheitlichen föderalen VAT- oder GST-Rechnungsformat. Für gewöhnliche Unternehmen dienen Rechnungen hauptsächlich der Dokumentation, Verträgen und dem Zahlungseinzug. Regeln zu Sales and Use Tax auf bundesstaatlicher und lokaler Ebene steuern steuerpflichtige Verkäufe, Steuersätze und Verkäuferregistrierung, wo sie gelten. Die Steuerpflicht von Dienstleistungen variiert je nach Bundesstaat und Servicetyp, daher sollte eine Instandhaltungsrechnung die steuerliche Behandlung verwenden, die mit dem Auftragsort und der Dienstleistung verbunden ist.
Zahlungsfristen, Verzugsgebühren, Skonti und Einbehalte ergeben sich aus dem Vertrag oder der Kundenrichtlinie. Net 30 bedeutet, dass der volle Rechnungsbetrag innerhalb von 30 Tagen fällig ist. Ein Einbehalt gehört nur dann auf eine Instandhaltungsrechnung, wenn der Vertrag einen Abzug vorsieht, meist bei bauähnlichen Arbeiten. Rechnungen für Bundesverträge sind ein eigener Fall, weil FAR-Regeln ordnungsgemäße Rechnungsfelder definieren und im Allgemeinen einen Zahlungsfriststandard von 30 Tagen verwenden.
Eine kostenlose Rechnung reicht für eine einzelne Reparatur, einen kleinen Facility-Auftrag oder einen einmaligen Kunden, der nur einen PDF-Nachweis benötigt. Sie funktioniert, wenn der Arbeitsauftrag abgeschlossen, der Leistungsumfang festgelegt und die Summen für Arbeit und Material bereits bestätigt sind. Das Hauptrisiko ist die manuelle Wiedereingabe, besonders wenn Techniker, Vorgesetzte und Abrechnungspersonal alle Teile desselben Auftrags bearbeiten.
Ein verwalteter Workflow hilft, wenn die Instandhaltungsabrechnung von wiederkehrenden Verträgen, mehreren Standorten, Subunternehmerkosten, Freigaben und Abschlussnachweisen abhängt. Everhour Reporting kann Zeit- und Projektdaten gruppieren, nach Metadaten filtern, Berichte exportieren und die Berichtszustellung planen, damit Abrechnungsteams abrechenbare Aktivitäten prüfen können, bevor Rechnungen versendet werden. Diese Reporting-Ebene ist wichtig, wenn die Rechnung zum Auftragsdatensatz, Budget und Kundenverlauf passen muss.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
High Performer
G2
Sommer 2026
Best Ease Of Use
Capterra
Sommer 2026
Zählt zu den besten Zeiterfassungstools bei G2, Capterra und TrustRadius — mit durchgängigem Lob für Benutzerfreundlichkeit, Integrationen und Support.
Eine Instandhaltungsrechnung sollte Kundendetails, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Servicedatum, Arbeitsauftragsreferenz, Standort oder Anlage, ausgeführten Leistungsumfang, Arbeit, Materialien, Subunternehmer- oder Lieferantenkosten, Steuern, sofern anwendbar, Zahlungsbedingungen und Zahlungsinformationen enthalten. Bei wiederkehrenden Verträgen fügen Sie den Leistungszeitraum, eine SLA- oder KPI-Referenz und Abschlussnachweise hinzu, wenn der Kunde diese Datensätze für die Freigabe verwendet.
Verwenden Sie Festpreisabrechnung, wenn der Leistungsumfang vor Arbeitsbeginn definiert ist und der Vertrag einen Pauschalbetrag festlegt. Verwenden Sie Zeit-und-Material-Abrechnung, wenn der Arbeitsaufwand oder Materialverbrauch variabel ist, etwa bei Notfallreparaturen oder Diagnosen. Die Rechnung sollte die Preisgrundlage des Vertrags widerspiegeln, damit der Kunde die Gebühr gegen den vereinbarten Leistungsumfang freigeben kann.
Eine Instandhaltungsrechnung in den Vereinigten Staaten benötigt keine nationale VAT- oder GST-Nummer, weil die Vereinigten Staaten kein föderales VAT- oder GST-Rechnungsregime verwenden. Regeln zu Sales and Use Tax auf bundesstaatlicher und lokaler Ebene gelten dort, wo sie erforderlich sind. Verkäufer, die steuerpflichtige Verkäufe tätigen, benötigen möglicherweise eine Registrierung auf Bundesstaatsebene, etwa ein Seller's Permit oder ein Sales-Tax Account.
Material- und Subunternehmerkosten sollten als separate Positionen erscheinen, wenn der Kunde Durchlaufkosten prüfen muss. Eine Arbeitsposition kann Stunden und den festen Stundensatz zeigen, während eine Materialposition das Teil, die Menge und die Kostenbasis zeigen kann. Dieses Format gibt dem Genehmiger eine klare Verbindung zwischen dem Arbeitsauftrag und der Rechnungssumme.
Eine fehlende Arbeitsauftragsreferenz, Anlagenposition oder ein fehlendes Servicedatum verlangsamt die Freigabe, weil der Kunde die Rechnung nicht dem abgeschlossenen Auftrag zuordnen kann. Vage Positionen wie „Instandhaltungsleistungen" erzeugen ebenfalls vermeidbare Fragen. Konkreter Leistungsumfang, Abschlussnachweise und die richtige Abrechnungsgrundlage geben der Kreditorenbuchhaltung die Details, die sie zur Bearbeitung der Rechnung benötigt.
Everhour Reporting ermöglicht Teams, Berichte mit 45+ Spalten, Gruppierungen, Filtern, Datumsbereichen und Exportformaten wie CSV, Excel/XLSX und PDF zu erstellen. Instandhaltungsmanager können abrechenbare Zeit, Projektdaten, Rechnungsstatus, Budgetkennzahlen und geplante Berichtszustellung prüfen, bevor Abrechnungsteams Kundenrechnungen vorbereiten.
Verwenden Sie Everhour Reporting, um Instandhaltungsarbeiten nach Projekt, Kunde, Mitglied, Datumsbereich und Abrechnungsstatus zu prüfen, bevor Rechnungen das Team verlassen, und geben Sie jeder Rechnung eine sauberere Freigabespur.
14 Tage kostenlos testen · Keine Kreditkarte · Jederzeit kündbar
