Kanzleien im Rechnungswesen benötigen kundenreife Zeitaufzeichnungen, die mit der Arbeit in Basecamp verknüpft sind. Everhour hält diese Stunden für die Prüfung strukturiert.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
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Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Für eine Kanzlei, die Kundenarbeit in Basecamp verwaltet, besteht die praktische Aufgabe darin, Stunden für das To-do zu erfassen, aus dem die Arbeit entstanden ist. Kundenanfragen, Bereinigungen in der Buchhaltung, Schritte der Steuervorbereitung und interne Prüfpunkte benötigen separate Zeitaufzeichnungen, wenn sie zu separaten Arbeitsergebnissen oder Prüfern gehören.
Eine brauchbare Aufzeichnung beginnt dort, wo sich die Aufgabe befindet. Ein Bearbeiter kann während der Arbeit einen Timer für ein Kunden-To-do starten oder nach Abschluss einen manuellen Eintrag hinzufügen. Der Eintrag sollte To-do, Projekt, Datum, Dauer und Notiz zusammenhalten, damit ein Prüfer die erfassten Stunden der zugewiesenen Arbeit zuordnen kann, ohne den Tag später rekonstruieren zu müssen.
Ein guter Zeiteintrag im Rechnungswesen benennt das Basecamp-To-do, bleibt im richtigen Kundenprojekt, verwendet das korrekte Arbeitsdatum und enthält eine kurze Notiz, wenn der Aufgabentitel allein die Arbeit nicht erklärt. „Bank-Feed März abstimmen" benötigt weniger Erklärung als „Bereinigungspunkte nachverfolgen", wobei Konto, Zeitraum oder Anfrage genannt werden sollten.
Die Abrechenbarkeit sollte der Abrechnungskonfiguration folgen, nicht einer hastig in den Eintrag getippten Notiz. Projekte können als nach Stundensatz, Festhonorar oder nicht abrechenbar behandelt werden, und bestimmte Aufgaben können als nicht abrechenbar markiert oder mit individuellen Stundensätzen bepreist werden. Diese Struktur hält Kundenarbeit, interne Verwaltung und die Analyse von Ausbuchungen in Berichten getrennt.
Ein Timer passt zu konzentrierter produktiver Arbeit, etwa der Erstellung einer Steuererklärungs-Arbeitsunterlage oder dem Abarbeiten einer Abstimmungsliste. Manuelle Einträge passen zu taggleichen Korrekturen, Besprechungen, Prüfkommentaren und kurzen Beratungsaufgaben, bei denen die Person nach Abschluss der Arbeit die genaue Dauer kennt.
Der wichtigste Fehler besteht darin, Zeit auf Projektebene mit einer Notiz zu erfassen, die die Aufgabe nur lose benennt. Dadurch werden Summen je To-do schwach, insbesondere wenn mehrere Mitarbeitende an einem Arbeitsergebnis für einen Kunden beteiligt sind. Hängen Sie jeden Eintrag an das Basecamp-To-do an, wenn die Arbeit einen bestimmten Verantwortlichen, ein Fälligkeitsdatum oder einen Prüfpfad hat.
Eine einmalige Zeitaufzeichnung reicht aus, wenn ein einzelner Buchhalter schnell eine Gesamtsumme für ein Kunden-To-do benötigt oder wenn ein Partner einen kurzen Export für eine eng begrenzte Prüfung möchte. Die Aufzeichnung benötigt dennoch Projekt, To-do, Datum, Dauer und Notiz, weil diese Felder den Kontext tragen, nachdem die Erinnerung verblasst ist.
Ein gesteuerter Workflow wird notwendig, sobald viele Personen Zeit über Kundenprojekte hinweg erfassen. Everhour Resource Planning ergänzt visuelle Zeitachsen, Mitglieder- und Projektansichten, wöchentliche Kapazität, Verfügbarkeitslücken, geplante Abwesenheiten und den Vergleich von geplanter und tatsächlicher Zeit. Freigaben, gesperrte Zeiträume, Berichte und Abrechnungsprüfung liegen dann auf den Einträgen auf, statt sich auf verstreute Notizen zu verlassen.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Teilen Sie unterbrochene Arbeit auf, wenn die Pause die Aufgabe oder den Kundenkontext verändert. Eine pausierte Abstimmung kann beim selben To-do bleiben, wenn die Person zur selben Arbeit zurückkehrt. Ein Kundenanruf, eine Partnerprüfung oder eine interne Verwaltungsaufgabe benötigt einen eigenen Eintrag, damit die endgültige Aufzeichnung zeigt, wohin die Zeit tatsächlich geflossen ist.
Notizen sind wichtig, wenn der To-do-Titel das Kundenproblem, den Zeitraum, das Konto oder das Arbeitsergebnis nicht identifiziert. „Bereinigungsfragen prüfen" benötigt eine Notiz, die das geprüfte Konto oder den geprüften Zeitraum benennt. „Arbeitsunterlage zur Verkaufssteuer Februar vorbereiten" enthält in der Regel genug Kontext, wenn Kundenprojekt und To-do korrekt sind.
Timer funktionieren am besten für konzentrierte Arbeit, die in einem Durchgang erledigt wird, etwa Abstimmungen, die Vorbereitung von Arbeitsunterlagen oder Recherche zu Kundenanfragen. Manuelle Einträge passen zu taggleichen Korrekturen, Besprechungen, Prüfkommentaren und unterbrochener Arbeit. Die Eintragsmethode ist weniger wichtig als die Zuordnung der erfassten Zeit zur richtigen Aufgabe und zum richtigen Datum.
Die Abrechnungsbehandlung sollte aus der Projekt- und Aufgabeneinrichtung kommen. Ein Projekt kann nach Stundensatz, mit Festhonorar oder als nicht abrechenbar geführt werden, und bestimmte Aufgaben können als nicht abrechenbar markiert oder individuellen Aufgabenstundensätzen zugewiesen werden. Diese Einrichtung hält nicht abrechenbare Verwaltung aus den abrechenbaren Kundensummen heraus und bewahrt die Stunden zugleich für Analysen.
Die tägliche Prüfung erzeugt sauberere Aufzeichnungen als das Warten bis zur Rechnungsvorbereitung. Teammitglieder können Aufgabe, Datum, Dauer oder Notiz korrigieren, solange die Arbeit noch frisch ist. Partner prüfen Einträge dann nach Kundenprojekt und Arbeitsergebnis, statt eine Woche vager Notizen in abrechenbare Arbeit zu übersetzen.
Everhour Resource Planning zeigt Kundenarbeit auf visuellen Zeitachsen mit Mitglieder- und Projektansichten, wöchentlicher Kapazität, Verfügbarkeitslücken, geplanten Abwesenheiten und dem Vergleich geplanter mit tatsächlicher Zeit. Manager können geplante Zuweisungen mit erfasster Zeit vergleichen, bevor Arbeitslasten zu Termindruck werden.
Everhour kann Zeit in Basecamp über die Browsererweiterung erfassen und anschließend Freigaben und gesperrte Zeiträume vor der Abrechnungs- oder Lohnabrechnungsprüfung verwenden. Projektabrechnungsstatus, Einstellungen auf Aufgabenebene für nicht abrechenbare Arbeit, individuelle Aufgabenstundensätze sowie Berichte zu abrechenbarer Zeit, nicht abrechenbarer Zeit, abrechenbarem Betrag und Kosten halten die Prüfung fokussiert.
Erfassen Sie Stunden für Basecamp-To-dos, vergleichen Sie geplante Arbeit mit tatsächlicher Zeit und prüfen Sie Kapazität vor der Abrechnung. Everhour macht Zeitaufzeichnungen von Kanzleien im Rechnungswesen als Arbeitslast sichtbar.
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