Everhour ergänzt Basecamp-Arbeit um Timer, Budgets, Genehmigungen und Abrechnungsberichte, damit Agenturen Kundenstunden prüfbereit halten können.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Agenturen nutzen Basecamp, um Kundenarbeit in Projekte, To-do-Listen, To-dos, Fälligkeitsdaten, Verantwortliche, Nachrichten, Zeitpläne und Dateien zu organisieren. Die Zeiterfassung für diese Arbeit sollte eine saubere Aufzeichnung darüber erzeugen, wer gearbeitet hat, welches To-do bearbeitet wurde, an welchem Datum, mit welcher Dauer und mit welcher Notiz, die die Arbeit ausreichend für eine Prüfung erklärt.
Eine nützliche Agenturaufzeichnung hält Zeit außerdem mit dem Basecamp-Element verbunden, das die Arbeit ausgelöst hat. Ein Designer, der eine Landingpage aktualisiert, eine Strategin, die Anzeigentexte schreibt, und ein Entwickler, der ein Kundenproblem behebt, sollten nicht drei lose Summen in einer Wochenübersicht hinterlassen. Jeder Eintrag braucht den Kontext aus Basecamp-Projekt und To-do, damit Account-Verantwortliche Stunden nach Kundenauftrag prüfen können, statt die Woche aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.
Der sauberste Workflow beginnt beim Basecamp-To-do. Everhour bettet über seine Browser-Erweiterung Zeiterfassungssteuerelemente in Basecamp ein, sodass ein Teammitglied einen Timer starten oder Zeit hinzufügen kann, während es in der Nähe der zugewiesenen Arbeit bleibt. Everhours Basecamp-Berichte können Projekt, To-do, Liste, Aufgaben-ID und Aufgabenstatus in die Berichterstattung übernehmen.
Ein guter Eintrag enthält das To-do, das Projekt, das Datum, die Dauer und eine kurze Notiz, wenn der Titel allein die Arbeit nicht erklärt. Die Abrechnungskonfiguration gehört in Everhours Projekt- und Aufgabenregeln: Administratoren können Basecamp-Projekte als abrechenbar nach Stundensatz, mit Festpreis oder als nicht abrechenbar konfigurieren und anschließend bestimmte Aufgaben als nicht abrechenbar markieren oder individuelle Stundensätze verwenden, wenn die Kundenvereinbarung dies erfordert.
Zeitaufzeichnungen von Agenturen müssen Account-Prüfungen, Budgetprüfungen und Rechnungsfragen standhalten. Ein vager Eintrag wie „2 Stunden, Aktualisierungen" zwingt jemanden dazu, vor der Abrechnung Rückfragen zu stellen. Ein stärkerer Eintrag besagt, dass die Arbeit am Homepage-Wireframe-To-do stattfand, identifiziert das Kundenprojekt und enthält eine Notiz wie „Preisabschnitt auf Basis von Stakeholder-Kommentaren überarbeitet".
Timer eignen sich für konzentrierte Produktionsarbeit, weil sie Zeit erfassen, während die Aufgabe erledigt wird. Manuelle Einträge eignen sich für Meetings, kurze Kundengespräche und nachträglich erfasste Arbeit. Agenturen sollten eine klare Regel für manuelle Einträge am selben Tag festlegen, weil späte Rekonstruktion die Budgettransparenz schwächt und Genehmigungen erschwert. Das Ziel ist eine Zeitaufzeichnung, die ein Account-Manager genehmigen kann, ohne sie übersetzen zu müssen.
Ein einmaliges Protokoll funktioniert für einen Freelancer, der eine einzelne Kundenanforderung erfasst, oder für eine Agentur, die testet, ob die Zeitmessung von Basecamp-To-dos Schätzungen verbessert. Es reicht aus, wenn das Ergebnis eine kurze Stundenliste nach Person, Datum und Arbeitselement ist und niemand Budgetwarnungen, Genehmigungen, gesperrte Zeiträume oder eine Übergabe an die Abrechnung benötigt.
Ein gesteuerter Workflow passt zu Agenturen, die Kunden abrechnen, Retainer-Vereinbarungen überwachen oder Arbeitskosten mit Umsatz vergleichen. Everhour kann Zeit aus Basecamp-To-dos in Genehmigungen, gesperrte Zeiträume, detaillierte Berichte, Budgetwarnungen und rechnungsorientierte Berichterstattung leiten. Dadurch erhalten Finanzabteilung, Account-Verantwortliche und Projektmanager dieselbe belastbare Aufzeichnung vor Lohnabrechnungsprüfung, Kundenabrechnung oder Rentabilitätsberichten.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Erfassen Sie Zeit für das Basecamp-To-do, das die Kundenarbeit repräsentiert, und halten Sie dann Projekt, Liste, Datum, Dauer, Person und Notiz mit dem Eintrag verbunden. Agenturen sollten frei schwebende Tagessummen vermeiden, weil Account-Verantwortliche Stunden nach Kundenauftrag prüfen müssen, nicht nur nach einzelnen Mitarbeitern.
Erfassen Sie Arbeit, die sich auf Leistungserbringung für Kunden, Budget, Abrechnung oder Personaleinsatzentscheidungen auswirkt. Produktionsaufgaben, Überarbeitungen, QA, Recherche und vom Kunden angeforderte Änderungen verdienen in der Regel erfasste To-dos. Lockere Diskussionen, Statusklärungen und interne Koordination müssen nur erfasst werden, wenn die Agentur diese Zeit abrechnet oder für Kapazitätsplanung nutzt.
Verwenden Sie Timer für konzentrierte Produktionsarbeit, die rund um ein bestimmtes To-do beginnt und endet. Verwenden Sie manuelle Einträge für Meetings, kurze Anrufe und Arbeit, die nach Abschluss erfasst wird. Manuelle Einträge sollten denselben Basecamp-Kontext enthalten wie Timer-Einträge, weil Prüfer weiterhin Projekt, To-do, Datum, Dauer, Person und Notiz benötigen.
Legen Sie Abrechnungsregeln auf Projektebene fest und verwenden Sie dann Ausnahmen auf Aufgabenebene, wenn ein bestimmtes Basecamp-To-do nicht in abrechenbare Summen einfließen soll. Dadurch wird verhindert, dass eine nicht abrechenbare Planungsaufgabe in denselben Summen erscheint wie vom Kunden genehmigte Produktionsarbeit. Eine klare Einrichtung hilft Account-Managern außerdem, Rechnungspositionen zu erklären, ohne Rohzeitaufzeichnungen zu bearbeiten.
Lose Notizen, fehlender To-do-Kontext, spät rekonstruierte Stunden und gemischte Abrechenbarkeit verursachen die meiste Reibung. Eine kundenbezogene Rechnung wird schwerer zu verteidigen, wenn die Zeitaufzeichnung nur eine Person und eine Dauer nennt. Die stärkere Aufzeichnung nennt das Basecamp-To-do und zeigt, warum die Arbeit zum Kundenprojekt gehörte.
Everhour Expenses lässt Agenturen Projektkosten mit Belegbildern oder PDFs, einheitenbasierten Kategorien und Abrechenbarkeit erfassen. Ausgabenberichte können nach Projekt, Kunde, Mitglied, Kategorie, Datumsbereich und Abrechenbarkeit gefiltert werden, sodass Account- und Finanzteams Erstattung, Budgetauswirkung und Rentabilität prüfen können.
Everhour Timesheets sammeln Projektstunden und Arbeitsstunden nach Person für die Prüfung durch Manager vor Abrechnung, Lohnabrechnung oder Berichterstattung. Manager können eingereichte Zeit genehmigen, ablehnen oder teilweise genehmigen, und genehmigte Zeit bleibt für reguläre Mitglieder gesperrt, damit späte Bearbeitungen geprüfte Aufzeichnungen nicht verändern.
Erfassen Sie Zeit aus Basecamp-To-dos, fügen Sie Agenturausgaben hinzu, prüfen Sie Genehmigungen und halten Sie Kundenabrechnung mit der Arbeit verbunden, die sie erzeugt hat, mit Everhour.
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