Everhour relie le suivi du temps des agences aux budgets et à la facturation, tandis que les équipes créatives gardent le travail client organisé par projet.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Mesure
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Une feuille de temps d'agence créative doit transformer le travail dispersé de design, de rédaction, de revue et de révision en relevés exploitables. Le travail pratique est simple : saisir le temps par client, projet, tâche, personne, date et statut facturable afin que les responsables de compte puissent voir le travail derrière une facture, un forfait mensuel ou une revue budgétaire.
Les équipes de design jonglent souvent avec plusieurs échéances à la fois. Un designer peut passer la matinée sur un concept de campagne, passer aux révisions client après le déjeuner et terminer la journée en examinant des éléments avec un directeur artistique. Les entrées de temps au niveau du projet empêchent ce travail de se fondre dans un total quotidien vague.
Une entrée de temps d'agence complète nomme le client, le projet, la tâche ou le livrable, la date, la personne, les heures et le statut facturable. Les notes doivent expliquer clairement le travail, par exemple « révisions de la mise en page de la page d'accueil » ou « mises à jour de la présentation du concept de marque ». Des libellés vagues comme « travail de design » rendent les factures plus difficiles à défendre.
Le temps facturable couvre les heures facturées à un client. Le temps non facturable couvre le travail interne, les ventes, l'administration, la formation ou tout autre travail que le client ne paie pas. Les agences ont besoin des deux catégories, car l'utilisation correspond souvent aux heures facturables divisées par les heures enregistrées, ou aux heures facturables divisées par les heures de capacité fixe pour la même période.
Le travail créatif change au fil des revues de concepts par les clients, des demandes de modifications et des validations des designs finaux. Une application de feuille de temps pour agences créatives doit rendre ces changements visibles avant que le budget ne soit épuisé. Les responsables de compte doivent voir si la conception, les révisions, la production et les réunions consomment les heures prévues.
La visibilité budgétaire protège aussi les rapports d'utilisation. Si les revues internes non facturables disparaissent du relevé, la performance facturable paraît meilleure que la charge de travail réelle de l'agence. Si les cycles de révision sont placés sous le mauvais projet, la prochaine estimation part d'un mauvais historique. Des données de temps propres donnent aux directeurs artistiques et aux chefs de projet une meilleure base pour les futurs calendriers et budgets.
Une feuille de temps ponctuelle suffit pour un petit projet, une courte collaboration freelance ou un récapitulatif hebdomadaire qui n'a besoin que du client, du projet, de la tâche et des heures. Elle fonctionne aussi lorsqu'une seule personne possède la facture et que le parcours de validation est informel.
Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque plusieurs créatifs suivent le temps sur des clients, forfaits mensuels et budgets simultanés. Everhour Project Budgeting prend en charge les budgets basés sur les heures et sur l'argent, les périodes budgétaires récurrentes, les alertes par e-mail à seuil, la protection du budget, les contrôles d'inclusion des dépenses, plusieurs méthodes de facturation et les budgets au niveau du client, afin que le temps d'agence suivi puisse alimenter le contrôle budgétaire plutôt qu'une revue de tableur de dernière minute.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une feuille de temps d'agence utile inclut le client, le projet, la tâche ou le livrable, le membre de l'équipe, la date, les heures, les notes et le statut facturable. Ces champs permettent à l'agence de séparer le travail facturé au client du travail interne, d'examiner l'utilisation et de relier le relevé de temps à une facture ou à une revue budgétaire sans deviner.
Le temps d'agence doit généralement être suivi par les deux. Le champ client indique qui paie le travail, tandis que le champ projet, tâche ou livrable indique le travail réellement effectué. Ce niveau de détail compte lorsqu'un client a plusieurs campagnes, forfaits mensuels ou périmètres actifs en même temps.
Le temps non facturable garde l'utilisation honnête. Une formule d'utilisation fondée sur les heures facturables divisées par les heures enregistrées exige le total des heures enregistrées, y compris l'administration, les ventes, les revues internes et les autres travaux non client. Laisser ce temps de côté surestime la facturabilité et masque une charge de travail qui consomme tout de même la capacité de l'équipe.
Une application de feuille de temps peut soutenir les registres lorsqu'elle saisit un temps complet et exact. En vertu de la FLSA, les employeurs couverts doivent conserver des registres exacts pour les travailleurs non exemptés, y compris les heures travaillées chaque jour de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. La FLSA n'exige pas une forme ou un système spécifique de suivi du temps.
L'erreur la plus rapide consiste à mélanger le travail client facturable et le travail interne sous le même libellé. Cela casse la revue des factures, l'analyse de l'utilisation et l'historique du projet. Un deuxième problème courant consiste à utiliser des noms de tâches trop larges, car « création » ou « divers » n'explique pas le travail derrière une charge client.
Everhour Project Budgeting permet aux agences de suivre les budgets de temps et d'argent lorsque les personnes enregistrent des heures sur le travail client. Les équipes peuvent utiliser des périodes budgétaires récurrentes, des alertes par e-mail à des seuils définis, la protection du budget, plusieurs méthodes de facturation et des budgets au niveau du client pour les forfaits mensuels ou les limites de dépenses totales sur des projets liés.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail par personne, puis permet aux managers d'approuver, de rejeter ou d'approuver partiellement le temps soumis. Les entrées soumises et approuvées sont protégées contre les modifications ordinaires, ce qui donne aux responsables de compte un point de revue plus propre avant la facturation, la paie ou le reporting.
Reliez le temps créatif aux budgets client, examinez les heures avant la facturation et gérez les forfaits mensuels avec Everhour Project Budgeting pour une livraison d'agence plus claire et un meilleur contrôle de la facturation.
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