Excel peut totaliser les heures rapidement, et Everhour transforme les feuilles de temps approuvées en revue de paie et de facturation.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Un calcul de feuille de temps Excel répond à une question pratique : combien d'heures payables une personne a-t-elle après conversion des heures de début, des heures de fin et des pauses non payées valides en heures décimales. Excel gère l'arithmétique si chaque entrée utilise une structure cohérente, généralement la date, l'heure de début, l'heure de fin, la pause non payée, le total quotidien, le total hebdomadaire et la catégorie de paie.
Pour les bulletins de paie aux États-Unis, la base fédérale compte après que la feuille de calcul a totalisé la semaine. Les employés couverts et non exemptés doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail FLSA fixe, payées à au moins une fois et demie le taux régulier. Excel peut signaler cette répartition, mais le droit de l'État, les politiques et les règles contractuelles peuvent ajouter des exigences plus strictes.
Excel stocke les heures sous forme de fractions de journée, donc le temps écoulé le même jour commence par l'heure de fin moins l'heure de début. Les heures décimales de type paie utilisent la différence date-heure multipliée par 24. Pour les postes de nuit ou sur plusieurs jours, enregistrez la date et l'heure de début ainsi que la date et l'heure de fin, car une heure de pointage de sortie seule n'identifie pas le bon jour.
Une structure pratique d'heures supplémentaires hebdomadaires sépare le temps normal des heures supplémentaires avec `MIN` et `MAX` : les heures normales sont `MIN(total hours,40)`, et les heures supplémentaires sont `MAX(total hours-40,0)`. Par exemple, un coordinateur support couvert et non exempté gagne 23 $ de l'heure et enregistre des totaux quotidiens payés de 8, 8, 9, 8, 7 et 6 heures. La semaine totalise 46 heures, donc la paie régulière est de 920 $, la paie des heures supplémentaires est de 207 $, et la paie brute est de 1 127 $.
Les totaux Excel supérieurs à 24 heures nécessitent un format de durée tel que `[h]:mm`. Le format horaire ordinaire revient à zéro à 24 heures, donc un total hebdomadaire de 28:15 peut s'afficher comme 4:15. Cette erreur d'affichage modifie la revue de paie même si la valeur sous-jacente de la cellule représente toujours la durée plus longue.
Le traitement des pauses crée une autre erreur courante. Les courtes pauses de 20 minutes ou moins sont des heures travaillées rémunérables selon la FLSA et ne doivent pas être soustraites du total de la feuille de temps d'un employé. Une véritable pause repas n'est non payée que lorsqu'elle dure généralement au moins 30 minutes et que l'employé est complètement libéré de ses fonctions. Excel peut soustraire le temps de pause, mais l'entrée source doit identifier quel temps de pause était réellement non payé.
Un calcul Excel ponctuel suffit pour vérifier un employé, reconstituer un total manquant ou préparer une facture simple à partir d'heures vérifiées. Il fonctionne mieux lorsque la semaine comporte des plages de pointage propres, un taux connu et aucun litige sur le temps payé par rapport au temps non payé. L'import CSV ou texte aide aussi à préserver les colonnes de date et d'heure avant qu'Excel ne charge les données.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque plusieurs personnes soumettent du temps, que les managers approuvent des corrections ou que la paie et la facturation ont besoin d'un enregistrement indiquant qui a modifié quoi. Everhour Timesheets collecte les heures projet hebdomadaires et les heures travaillées par personne, puis permet aux managers d'approuver, de rejeter, d'approuver partiellement et de verrouiller le temps soumis avant la revue de paie ou de facturation.
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Excel doit soustraire la date-heure de début de la date-heure de fin, multiplier le résultat par 24, puis soustraire uniquement les heures de pause non payées valides. Les totaux hebdomadaires et de période de paie doivent utiliser le format `[h]:mm` lorsqu'ils sont affichés en heures et minutes, car le format horaire ordinaire revient à zéro après 24 heures.
Le format de durée `[h]:mm` empêche les totaux hebdomadaires de revenir à zéro après 24 heures. Un format horaire standard traite la valeur comme une heure d'horloge, donc 28 heures et 15 minutes peuvent s'afficher comme 4:15. Le format de durée affiche le temps accumulé, ce qui convient aux feuilles de temps hebdomadaires et aux récapitulatifs de période de paie.
Excel peut séparer les heures régulières et les heures supplémentaires avec une structure telle que `MIN(total hours,40)` pour les heures normales et `MAX(total hours-40,0)` pour les heures supplémentaires. Pour la paie américaine selon la base fédérale, les employés couverts et non exemptés reçoivent des heures supplémentaires après 40 heures dans une semaine de travail fixe, à au moins 1,5 fois le taux régulier.
Le temps de repas non payé valide doit être déduit avant la répartition hebdomadaire des heures supplémentaires. Selon la FLSA, une véritable pause repas n'est non payée que lorsque l'employé est complètement libéré de ses fonctions et que la pause dure généralement au moins 30 minutes. Les interruptions de travail pendant la pause repas maintiennent ce temps dans les heures travaillées.
Excel peut interpréter les colonnes CSV en utilisant les paramètres de format de données par défaut de l'ordinateur. L'import texte/CSV donne plus de contrôle sur les formats de date, d'heure et de texte avant le chargement du fichier. Cela compte pour les entrées de feuille de temps américaines qui utilisent couramment des dates mois/jour/année et des entrées horaires sur 12 heures AM/PM.
Everhour Timesheets collecte les heures projet hebdomadaires et les heures travaillées par personne, afin que les managers puissent examiner le temps avant la paie ou la facturation. Le temps soumis peut être approuvé, rejeté, approuvé partiellement et verrouillé, ce qui donne au processus de revue une piste d'approbation plus claire qu'une feuille de calcul autonome.
Remplacez les vérifications Excel répétées par des feuilles de temps hebdomadaires soumises, des décisions d'approbation et des enregistrements verrouillés. Everhour offre aux managers un workflow de revue de paie et de facturation plus clair à partir des feuilles de temps approuvées.
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