Everhour ergänzt ClickUp-Projekte um Planungs- und Abrechnungskontext, damit Agenturstunden zu kundentauglichen Nachweisen werden.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungDer Rechner liefert Ihnen die Zahl — Everhour übernimmt den Rest.
Ein Klick und die Zeit läuft. Starten Sie einen Timer, fügen Sie einen Eintrag hinzu, bearbeiten Sie die Details. Genau so fühlt es sich in Everhour an.
Legen Sie ein Budget fest, weisen Sie Sätze zu und werden Sie benachrichtigt, bevor Sie es überschreiten.
Messung
Verfolgen Sie Ihr Budget über Zeit oder Kosten
Jeder Bericht, den Sie brauchen — nach Ihren Wünschen konfiguriert, immer aktuell.
Erfasste Stunden fließen direkt in eine ansprechende Rechnung — kein Kopieren und Einfügen, kein manuelles Rechnen.
Nutzen Sie diesen Workflow, um Aufgabenarbeit in ClickUp in einen Nachweis für die Kundenabrechnung umzuwandeln. Jeder Eintrag benötigt eine Aufgabe oder ein Projekt, die Person, die die Arbeit erledigt hat, die geleistete Zeit, den Datumsbereich, den Abrechenbarkeitsstatus und eine kurze Beschreibung, die den Kundennutzen erklärt. Agenturen benötigen außerdem die nicht abrechenbare Seite des Hauptbuchs, weil interne Prüfung, Onboarding und Account-Koordination die Marge erklären, ohne die Rechnung aufzublähen.
Für eine Agentur ist das Ziel eine saubere Übergabe von der Umsetzungsarbeit zur Abrechnungsprüfung. Projektmanager benötigen genehmigte Stunden nach Projekt und Person. Die Finanzabteilung benötigt Stundensätze, die zur Vereinbarung passen. Account Leads benötigen genug Aufgabenkontext, um eine Kundenfrage zu beantworten, ohne jeden Arbeits-Thread erneut zu öffnen. Der finale Nachweis sollte abrechenbare Kundenarbeit von interner Arbeit trennen, bevor jemand die Rechnung erstellt.
Beginnen Sie mit den Arbeitsdetails, die bereits an Zeiteinträgen hängen: Aufgabe, Person, Dauer, Datums- und Zeitbereich, Abrechenbarkeitsstatus, Beschreibung und Tags. Verbinden Sie diese Details dann mit der Abrechnungseinrichtung der Agentur: Projektstundensatz, Stundensatz pro Mitglied oder benutzerdefinierter Aufgabenstundensatz. Ein belastbarer Nachweis verbindet diese Elemente, sodass die Rechnungssumme auf benannte Aufgaben und benannte Personen zurückgeführt werden kann.
Die Stundensatzeinrichtung braucht dieselbe Klarheit wie die Aufgabeneinrichtung. Eine Agentur, die nach Aufwand abrechnet, kann Arbeit über einen Projektstundensatz, einen Stundensatz pro Mitglied oder einen benutzerdefinierten Aufgabenstundensatz bepreisen. Personenbasierte Stundensätze passen zu senioritätsbasierter Preisgestaltung, Projektstundensätze passen zu einer gemischten Vereinbarung, und Aufgabenstundensätze passen zu Arbeitskategorien, die ihren eigenen Preis haben. Die Abrechnungsebene sollte auf jeden geprüften Eintrag den richtigen Stundensatz anwenden, bevor die Rechnung erstellt wird.
Agenturrechnungen fallen in der Prüfung durch, wenn der Abrechenbarkeitsstatus zu einer späten Tabellenentscheidung wird. Kennzeichnen Sie Umsetzungsarbeit, Kundentermine, Implementierung und genehmigte Überarbeitungen gemäß Vertrag als abrechenbar. Kennzeichnen Sie interne Standups, Vertriebsunterstützung, Schulungen, agenturseitige Nacharbeit oder Account-Administration als nicht abrechenbar, wenn die Agentur diese Zeit trägt. Die Aufteilung sollte erfolgen, solange der Arbeitskontext frisch ist, vor der Abrechnungsprüfung am Monatsende.
Halten Sie nicht abrechenbare Zeit in Berichten sichtbar, statt sie aus der Kundenakte zu löschen. Nicht abrechenbare Stunden erklären Auslastung, Reibung im Leistungsumfang und Profitabilität, auch wenn sie nicht in die Rechnungssumme eingehen. Der häufige Fehler besteht darin, interne Zeit zu verbergen, damit die Rechnung einfacher aussieht. Dadurch verschwinden die Belege, die Agenturleitungen brauchen, wenn eine Retainer-Vereinbarung stark beansprucht wird oder eine Projektmarge schrumpft.
Eine einmalige Summe reicht aus, wenn eine Person die Stunden eines kurzen Abrechnungszeitraums zusammenrechnen muss und der Kunde eine einfache Zusammenfassung akzeptiert. Ein gesteuerter Workflow wird notwendig, wenn mehrere Agenturrollen Zeit auf dieselben ClickUp-Projekte buchen, Stundensätze je nach Person oder Arbeitstyp variieren, Genehmigungen vor der Abrechnung stattfinden und nicht abrechenbare Arbeit dennoch in die Marge einfließen muss.
Everhour gibt diesem Workflow einen dauerhaften Nachweis: eingebettete Timer und manuelle Einträge für ClickUp-Aufgaben, Einrichtung abrechenbarer Projekte, Budgets, Timesheets und Berichte, die Stundensätze bis in die Abrechnung weitertragen. Resource Planning ergänzt Mitglieder- und Projektansichten, wöchentliche Kapazität, geplante Abwesenheiten und Plan-Ist-Vergleiche, damit Account Leads Personaleinsatzdruck sehen können, bevor geprüfte Stunden zu Rechnungsdaten werden.
Dieser Inhalt dient nur der allgemeinen Information, ist möglicherweise nicht vollständig aktuell und wird ohne jegliche Gewährleistung oder Haftung bereitgestellt.
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Klassifizieren Sie Zeit vor der Rechnungsprüfung, solange der Manager sich noch an die Arbeit erinnert. Verwenden Sie die Kundenvereinbarung als Regel: Umsetzungsaufgaben, vom Kunden genehmigte Meetings und vereinbarte Überarbeitungen gehen in die abrechenbare Zeit; interne Koordination, Vertriebsunterstützung und agenturseitige Nacharbeit bleiben nicht abrechenbar, wenn die Agentur diese Stunden trägt. Halten Sie beide Kategorien im Nachweis, damit Umsatz, Marge und Nachweise für den Kunden dieselbe Quelle verwenden.
Hinterlegen Sie Stundensätze auf der Ebene, die zur Kundenvereinbarung passt. Ein Projektstundensatz passt zu gemischter Agenturarbeit. Stundensätze pro Mitglied passen zu senioritätsbasierter Preisgestaltung. Benutzerdefinierte Aufgabenstundensätze passen zu definierten Arbeitskategorien. Die Stundensatzgrundlage gehört zum geprüften Zeiteintrag, weil der Rechnungsbetrag von Aufgabenstunden bis zum Preis zurückverfolgbar sein muss, den der Kunde akzeptiert hat.
Halten Sie nicht abrechenbare Zeit sichtbar, die Marge, Personaleinsatz oder Kundenkontext beeinflusst: internes Projektmanagement, Account-Koordination, Schulungen, nicht abgerechnete Überarbeitungen und Arbeit außerhalb der Abrechnungsvereinbarung. Sichtbarkeit macht diese Stunden nicht abrechenbar. Sie hält die Kosten der Leistungserbringung der Agentur korrekt und gibt Managern Belege für Überprüfungen des Leistungsumfangs, Änderungen an Retainer-Vereinbarungen und künftige Schätzungen.
Rechnungsbereite Einträge haben eine Person, Aufgabe, Datum, Dauer, einen Abrechenbarkeitsstatus, eine Stundensatzgrundlage und einen Prüfstatus. Der Prüfer sollte Duplikate entfernen, vage Beschreibungen korrigieren, nicht abrechenbare Ausschlüsse bestätigen und den Abrechnungszeitraum schließen, bevor die Rechnung vorbereitet wird. Sobald Stunden in eine Rechnung übergehen, sollte der Nachweis verhindern, dass dieselbe Zeit erneut abgerechnet wird.
Kundenstreitigkeiten beginnen oft mit vagen Zeitbeschreibungen, die mit einer einzelnen Summe kombiniert werden. Eine Zeile, die nur „Website-Arbeit“ sagt, zwingt den Kunden, die ganze Rechnung infrage zu stellen. Ein belastbarer Eintrag nennt die Aufgabe oder das Arbeitsergebnis, zeigt die Person, enthält Datum und Dauer und verwendet den vereinbarten Abrechenbarkeitsstatus sowie die vereinbarte Stundensatzgrundlage.
Everhour Resource Planning zeigt die Arbeitslast der Agentur auf visuellen Zeitachsen mit Mitglieder- und Projektansichten, wöchentlicher Kapazität, Verfügbarkeitslücken, geplanten Abwesenheiten und Plan-Ist-Zeit. Manager können geplante Zuweisungen mit erfasster ClickUp-Aufgabenarbeit vergleichen, bevor Abrechnungsdruck zu späten Änderungen im Personaleinsatz oder Margenverlust führt.
Everhour Billing & Invoicing lässt Nutzer nicht fakturierte abrechenbare Zeit und Ausgaben auswählen, die Aufschlüsselung in der Vorschau ansehen und eine Kundenrechnung erstellen. Es berechnet Beträge aus Stundensätzen und abrechenbaren Stunden, schließt nicht abrechenbare Arbeit aus und markiert fakturierte Zeit, damit dieselben abrechenbaren Stunden nicht in einer späteren Rechnung erscheinen.
Nutzen Sie Everhour Resource Planning, um Agenturkapazität nach Mitglied oder Projekt anzuzeigen, geplante Abwesenheiten zu berücksichtigen und geplante Arbeit mit erfasster Zeit zu vergleichen, damit die Kundenabrechnung besser vorhersehbar wird.
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