Les plannings Word organisent les shifts planifiés, tandis qu'Everhour transforme les données de temps approuvées en rapports pour la paie, la facturation et l'analyse des effectifs.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Un planning des employés dans Word répond à une question pratique de paie : combien d'heures payées une période planifiée crée-t-elle une fois les pauses non payées retirées ? Le planning peut afficher le nom de l'employé, la date, l'heure de pointage d'entrée, l'heure de pointage de sortie, le temps de repas non payé, le temps de pause payé, le total des heures payées, le taux horaire et des notes. Aux États-Unis, les entrées courantes utilisent des dates mois/jour/année et des heures sur 12 heures AM/PM.
Le total du planning compte surtout lorsque les heures planifiées deviennent des heures réellement travaillées. Selon la base fédérale de la FLSA, les employés couverts non exemptés doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe. Cette semaine de travail compte 168 heures fixes, et les heures ne peuvent pas être moyennées sur plusieurs semaines de travail pour éviter les heures supplémentaires.
Commencez par l'amplitude brute de chaque shift : l'heure de pointage de sortie moins l'heure de pointage d'entrée. Soustrayez les périodes de repas non payées uniquement lorsque le repas est bona fide, généralement de 30 minutes ou plus, et que l'employé est complètement libéré de ses fonctions. Les courtes pauses, généralement d'environ 5 à 20 minutes, comptent comme des heures travaillées payées lorsque l'employeur les accorde.
Par exemple, un employé a 50 heures planifiées brutes dans une semaine de travail fixe, prend 2 heures de périodes de repas non payées et gagne 24 $ par heure. Les heures payées sont égales à 48. Pour un employé couvert non exempté, 40 heures sont des heures normales et 8 heures sont des heures supplémentaires. Le taux des heures supplémentaires est de 36 $, donc la rémunération normale est de 960 $, la rémunération des heures supplémentaires est de 288 $, et la rémunération brute totale est de 1 248 $.
Word est utile pour un planning imprimable, mais il ne calcule pas comme une feuille de calcul, sauf si vous ajoutez des champs, des formules ou des totaux manuels. Une erreur courante consiste à saisir 8:30 comme 8,30 heures décimales. Les calculs de paie utilisent les minutes divisées par 60, donc 8 heures 30 minutes correspondent à 8,5 heures, et non à 8,30 heures.
Un autre risque apparaît lorsqu'un shift traverse minuit. Un shift de 10:00 PM à 6:00 AM dure 8 heures, et non un nombre négatif ni une amplitude de 16 heures sur une même journée. Un tableau Word doit afficher les deux dates ou utiliser une colonne de notes pour le travail de nuit. L'arrondi manuel exige aussi de l'attention. L'arrondi fédéral des pointeuses aux 5 minutes, au dixième ou au quart d'heure le plus proche est accepté uniquement s'il s'équilibre dans le temps et ne sous-paie pas les employés pour les heures réellement travaillées.
Un calcul ponctuel suffit lorsque vous devez totaliser un seul planning Word, vérifier un plan d'effectifs proposé ou estimer la rémunération au taux normal et des heures supplémentaires avant la revue de paie. Conservez le planning, le calcul et les notes sur les pauses ensemble afin que les chiffres puissent être examinés plus tard.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque les employés pointent en continu à l'entrée et à la sortie, que les managers approuvent le temps chaque semaine ou que la paie nécessite un export répétable. Everhour Reporting peut regrouper, filtrer et exporter les données de temps avec plus de 45 colonnes de rapport, ce qui donne aux managers un enregistrement plus propre qu'un planning Word totalisé manuellement.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un planning Word peut afficher des totaux si vous ajoutez des formules de tableau, mais il est moins performant qu'une feuille de calcul pour les calculs de temps. Word n'analyse pas naturellement les amplitudes AM/PM, les pauses non payées, les shifts de nuit ou les heures supplémentaires hebdomadaires. Utilisez Word pour des mises en page de planning lisibles, puis vérifiez les heures payées avec un calculateur ou un processus de feuille de temps prêt pour la paie.
Un planning Word doit libeller séparément les heures planifiées et les heures travaillées. Les heures planifiées montrent la couverture des effectifs. Les heures travaillées reflètent le temps de service requis et le travail supplémentaire que l'employeur a toléré ou autorisé, y compris le travail non planifié avant ou après un shift. La paie doit utiliser les heures réellement travaillées, et non le planning seul.
Les repas non payés peuvent être déduits uniquement lorsque la pause remplit les conditions du temps non payé. Selon la base fédérale de la FLSA, une période de repas bona fide est généralement non payée uniquement si l'employé est complètement libéré de ses fonctions. Un employé qui effectue des tâches pendant qu'il mange travaille toujours, donc ce temps reste dans les heures payées.
Une ligne d'heures supplémentaires hebdomadaires aide les réviseurs à voir si un employé couvert non exempté a dépassé 40 heures dans une semaine de travail fixe. La FLSA exige une rémunération des heures supplémentaires d'au moins 1,5 fois le taux normal pour les heures travaillées au-delà de 40 dans cette semaine de travail. Les heures quotidiennes ou de week-end ne déclenchent pas de majoration fédérale, sauf si des heures supplémentaires hebdomadaires sont travaillées.
Un planning Word est un format d'enregistrement, pas une décision de conformité. La loi fédérale n'exige pas de pauses déjeuner ou café pour les employés adultes, mais la loi d'un État ou la politique de l'employeur peut ajouter des exigences de pause. Le planning doit séparer les courtes pauses payées des périodes de repas non payées et conserver la source de règle utilisée pour chaque déduction.
Everhour Reporting permet aux managers de créer des rapports avec plus de 45 colonnes, des regroupements, des filtres, des plages de dates et des exports en CSV, Excel/XLSX ou PDF. Une équipe peut examiner les heures par membre, projet, client, date, temps facturable, coût de main-d'œuvre et visibilité des heures supplémentaires grâce à Team Hours et aux rapports personnalisés.
Everhour Timesheets permet aux utilisateurs de soumettre des heures de projet hebdomadaires ou des heures de travail pour examen, puis les managers peuvent approuver, rejeter ou approuver partiellement le temps soumis. Le temps soumis et approuvé est protégé contre les modifications, ce qui donne aux réviseurs de paie une piste plus claire qu'un planning Word autonome.
Remplacez les totaux Word manuels par des rapports de temps approuvés. Everhour donne aux managers des exports filtrés, une visibilité sur les heures supplémentaires et des rapports planifiés pour une revue plus propre de la paie et de la facturation.
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